Účtovné zápisy na firemnej karte. Účtovanie transakcií firemnými kartami Ako zariadiť úhradu organizačných nákladov bankovou kartou
Firemnú kartu je možné vydať na drobné nákupy pre bežné potreby podniku alebo na použitie na služobných cestách. Karty sú dostupné v troch verziách:
- Dlh– tento platobný nástroj vám umožňuje použiť peniaze, ktoré boli predtým pripísané na účet spojený s plastovou kartou. Ak disponibilný zostatok používateľa nestačí, nebude si môcť požičať ďalšie prostriedky od banky.
- Kredit– servisná banková inštitúcia stanovuje limit karty, v rámci ktorého môžu používatelia platiť za nákupy.
- Debetné karty s možnosťou prečerpania. Firemní klienti môžu pri platbe takouto kartou využívať nielen prostriedky dostupné na účte, ale aj úverový limit pridelený bankou. Pôžičky budú splatené automaticky pri prvom prijatí prostriedkov na kartu.
Vlastnosti platieb pomocou firemnej karty
Firemná karta vydaná finančnou organizáciou zostáva jej majetkom a peniaze na nej patria spoločnosti, pre ktorú bol plast vydaný. Klient získava oprávnenie iba na používanie karty pri platbách, vykonávanie operácií na pripísanie a míňanie prostriedkov na kartovom účte. Plastovú kartu vydanú bankou spoločnosť neúčtuje.
DÔLEŽITÉ! Podnik nie je povinný hlásiť otvorenie podnikovej karty (debetnej alebo kreditnej) daňovému úradu. Táto funkcia je priradená bankovým inštitúciám, ktoré poskytujú služby vydávania a obsluhy takýchto platobných produktov.
Zamestnanci musia zamestnávateľovi predkladať písomné správy o pohybe na firemnej karte pri každom inkasovaní prostriedkov z nej alebo pri realizácii výdavkových transakcií s jej pomocou. Peňažné zdroje prevedené na tento typ karty sa premietajú do účtovníctva spoločnosti ako súčasť účtovných súm. Zodpovední zamestnanci, ktorí majú udelené dispozičné právo k podnikovej karte, sú povinní:
- s frekvenciou stanovenou podnikom na zostavovanie správ o pohybe finančných prostriedkov na firemných kartách predkladať záverečnú správu (organizácia si môže vytvoriť vlastný vzor správy alebo vyzvať zamestnancov na vyplnenie);
- uschovajte si všetky doklady potvrdzujúce každú operáciu a priložte ich k správe (kontroly, úkony, faktúry).
Účtovné oddelenie po obdržaní správ od zodpovedných pracovníkov o vynaložení prostriedkov z firemných kariet overí údaje s bankovými výpismi. Ak sa zistia nedostatky v dôsledku neprimeraného alebo neprimeraného vynakladania prostriedkov z firemnej karty, spoločnosť môže zamestnancovi zadržať výšku škody, ak je splnených niekoľko podmienok:
- výšku škody spôsobenú konaním zodpovednej osoby možno spoľahlivo určiť;
- bola zdokumentovaná vina konkrétneho zamestnanca;
- Na základe výsledkov interného vyšetrovania vydal šéf spoločnosti príkaz na zadržanie výšky schodku;
- od okamihu zaznamenania skutočnosti vzniku manka alebo škody do dňa vydania príkazu na zadržanie určitej sumy zo mzdy páchateľa neuplynul viac ako mesiac;
- údajné zrážky vinník nespochybňuje.
DÔLEŽITÉ! Firemné karty nie je možné použiť na vydávanie miezd a sociálnych výhod zamestnancom.
Počet firemných kariet pre jednu spoločnosť nie je obmedzený. Organizácia si môže v banke objednať niekoľko personalizovaných alebo neprispôsobených kariet a prepojiť ich s jedným alebo rôznymi účtami. Ku každej plastovej karte je možné obmedziť výšku výdavkov nastavením individuálnej limitnej hodnoty.
Pomocou firemnej karty môžete vykonávať nasledujúce výdavkové transakcie:
- úhrada výdavkov za zamestnancov na pracovných cestách;
- realizácia prevodov v prospech verejných služieb;
- vykonávanie vyrovnaní s protistranami;
- nákup aktív s nízkou hodnotou;
- platenie faktúr za služby priamo súvisiace s podnikateľskou činnosťou spoločnosti.
Platobný postup a limit výdavkov
Pre bezproblémovú prácu s kartami vo firme sa odporúča sledovať využívanie zdrojov firemných kariet zamestnancami. Na tento účel je možné schváliť miestny zákon upravujúci platobnú schému za kartu a frekvenciu zostavovania prehľadov o vynaložených peniazoch.
Interné predpisy pre používanie podnikovej karty plnia niekoľko úloh:
- minimalizuje riziká sporov s daňovými úradmi vo veciach výberu hotovosti z kariet;
- schvaľuje zoznam situácií, v ktorých má zamestnávateľ právo uplatniť voči zodpovednému zamestnancovi nároky za spreneveru peňazí, zistené manko alebo zneužitie;
- robí proces zadržiavania nedostatku kariet vinníkom čo najtransparentnejším a najzrozumiteľnejším.
V pravidlách používania podnikových kariet schválených podnikom je potrebné stanoviť limity na rôzne druhy výdavkových akcií, schváliť zoznam zamestnancov, ktorí majú povolený prístup k peniazom na plastových kartách, a stanoviť časový rámec pre takýto prístup. Miestny akt musí obsahovať vzor hlásenia o vynakladaní prostriedkov z karty a lehotu na jeho predloženie do učtárne. Zamestnanci, ktorí sú oprávnení uskutočňovať platby pomocou firemných kariet, musia vystaviť potvrdenie, aby PIN kód ku karte udržali v tajnosti pred tretími stranami.
POZNÁMKA! V internom predpise o postupe pri používaní firemných platobných kariet je potrebné uviesť časť na popis opatrení zodpovednosti za priestupky finančného charakteru pre pracovníkov oprávnených používať firemné plastové karty.
Ak sa spoločnosť otvorila kreditná karta alebo debetná karta s prečerpaním, potom sa môže peňažný limit pre ňu zvýšiť na úkor zdrojov obslužnej banky. V tomto prípade bude mať spoločnosť úverové záväzky voči finančnej inštitúcii.
PAMATUJTE SI! Pôžička sa klasifikuje ako prijatá až po odpísaní hotovostných alebo bezhotovostných úverových peňazí. Práve v tomto momente by sa mali krátkodobé úverové záväzky premietnuť do účtovníctva vo výške čerpaného úverového rámca.
Na zodpovedné osoby, pokiaľ používajú firemné karty, sa nevzťahujú limity stanovené centrálnou bankou v Smernici č. 3073-U zo dňa 7.10.2013.
Účtovníctvo, účtovníctvo
Skutočnosť, že podniková platobná karta je vydaná zamestnancovi, by sa nemala prejaviť v účtovníctve spoločnosti. Účtovanie sa uskutočňuje vtedy, keď sa pomocou tohto typu karty uskutočňujú transakcie. Všetky úhrady pomocou týchto platobných nástrojov sa vykazujú na účte 55. Údaje z hlásení osôb oprávnených vynakladať prostriedky z kariet sú zapísané na 71 účtoch. Analýza sa vykonáva v členení podľa kartových účtov a samostatne pre každú zodpovednú osobu.
Všetky účtovné transakcie sa môžu prejaviť prostredníctvom nasledujúcej korešpondencie:
- D55 – K51– prostriedky na kartovom účte boli doplnené z bežného účtu spoločnosti.
- D55 – K66– úverové záväzky voči banke vznikli v dôsledku prečerpania disponibilných zdrojov na firemnej kreditnej karte.
- D91 – K55– boli odpísané prostriedky z firemnej karty na zaplatenie provízie banke.
- D71 – K55– zamestnanec vykonal debetnú transakciu pomocou podnikovej karty.
- D25 (alebo 26, 60, 10, 44, 76) – D71 zohľadňujú sa sumy uvedené v správe zodpovednej osoby.
- Ak bol použitý úverový limit, úroky z neho sa prejavia zaúčtovaním D91 – K66.
- D66 – K55– bol splatený úver na firemnej karte.
Ak sa prostriedky na kartovom účte doplnia cudzou menou, ich zostatky k dátumom vykazovania sa musia prehodnotiť. Kurzové rozdiely vznikajúce pri tomto postupe sa vykazujú na 91 účtoch.
Ak účtovné oddelenie spoločnosti nemá rýchly prístup k bankovým výpisom ku kartovým účtom, účtovné zápisy sa vykonávajú s účasťou účtu 57:
- D71 – K57– účtovná osoba vykonala z karty výdavok;
- D57 – K55– odzrkadľuje údaje z hlásenia zodpovednej osoby a výpisu z účtu o vynaložení prostriedkov z firemnej karty.
Posledné zaúčtovanie vzniká v deň prijatia dokladov potvrdzujúcich pohyb na účte od obsluhujúceho finančného ústavu. Ak zamestnanec nevedel zdokladovať výdavky, ktoré urobil z karty, potom sa výdavky uvádzajú na výpise z účtu zaúčtovaním D73 – K55. Tieto sumy musí buď potvrdiť zamestnanec, aby sa zistila ich ekonomická realizovateľnosť, alebo ich musí vrátiť zodpovedná osoba.
Realizácia zúčtovania a iných dokladov pri premietnutí súm transakcií uskutočnených firemnými platobnými kartami musí vychádzať z účtovníctva v registri platieb alebo elektronickom denníku. Oba dokumenty vydáva banka: prvý z nich je v papierovej forme, druhý je elektronický.
V účtovníctve
Prostriedky za transakcie kartou sa pripisujú (odpisujú) najneskôr v pracovný deň nasledujúci po dni predloženia registra alebo denníka úverovej inštitúcii z jedného zúčtovacieho centra. Potom môžu byť tieto dokumenty vydané organizácii.
Registráciu firemnej karty musí spoločnosť oznámiť daňovému úradu.
Rovnako ako pri otvorení každého iného účtu, aj tu musí spoločnosť dodržať desaťdňovú lehotu. V opačnom prípade bude nútená zaplatiť pokutu, ktorá dnes predstavuje 5 000 rubľov (1. odsek článku 118 daňového poriadku Ruskej federácie).
Prevod prostriedkov na kartový účet sa v účtovníctve prejavuje takto:
- Podúčet Dt 55 „Špeciál. motokára. účtu“ - Kt 51 „Výpočet. účet“ – prevod z bežného účtu na účet bankovej karty;
- Podúčet Dt 55 „Špeciál. motokára. účet" - Kt 52 "Valutový účet" - prevod z devízového účtu na účet bankovej karty.
Suma účtovaná úverovou inštitúciou v rámci obsluhy osobitného kartového účtu sa v účtovníctve účtuje ako prevádzkové náklady a účtuje sa na ťarchu účtu 91 „Ostatné výnosy a náklady“, podúčet „Ostatné náklady“.
Zaúčtovanie pri platbe za služby úverovej inštitúcie bude vyzerať takto: Podúčet Dt 91 „Pr. výdavky“ - Kt 55 podúčet „Zv. motokára. skontrolovať“.
Náročnejšou úlohou je zostaviť analytické účtovníctvo pre podúčet „Špeciálny“. motokára. účet“, ktorý by mal zohľadňovať konkrétne kartové účty a podmienky vydávania (používania) kariet ponúkaných bankou. Ak úverová inštitúcia pri uzatváraní zmluvy stanovila podmienku týkajúcu sa povinnej prítomnosti minimálneho zostatku na účte spoločnosti, odporúča sa použiť podúčty druhého poriadku: „Špeciálne. motokára. účet – minimálny zostatok“ a „Zv. motokára. účet – platobný limit.“
Pri otvorení viacerých kariet k špeciálnemu kartovému účtu môže každý držiteľ vykonávať transakcie pomocou nich s prihliadnutím na celkový platobný limit. V tomto prípade nebude analytické účtovníctvo držiteľov kariet povinné až do momentu, keď budú finančné prostriedky vydané zodpovednej osobe.
Ak má každá takáto platobná karta samostatný kartový účet, v prípade prevodu finančných prostriedkov na osobitný účet. motokára. úverovej inštitúcii sa predkladá osobitný výpis. Ten musí obsahovať informácie o držiteľoch a číslach kariet, ako aj sumy, ktoré sa majú pripísať na každú kartu. Analytické účtovníctvo sa vykonáva v kontexte držiteľov kariet.
Ak je banková karta otvorená v cudzej mene, musí sa pri vydaní prehodnotiť. finančné výkazy a v čase transakcie.
Účtovanie kurzových rozdielov slúži na daňové a účtovné účely. V oboch prípadoch budú sumy kurzových rozdielov považované za neprevádzkové výnosy (náklady).
V účtovníctve sa kurzové rozdiely priraďujú k výsledku hospodárenia a premietajú sa na účte 91 „Ostatné výnosy a náklady“: podúčet Dt 55 „Osob. motokára. účet" - Kt 91 podúčet "Ostatné príjmy" - kladný kurzový rozdiel; Podúčet Dt 91 „Ostatné výdavky“ – Podúčet Kt 55 „Osob. motokára. skontrolovať“. – záporný kurzový rozdiel.
Vydané v správe
Peňažné prostriedky, ktoré boli odpísané z účtu právnickej osoby, sa považujú za vydané na účet osobe, na meno ktorej bola platobná karta vydaná.
Platobnú kartu môže držiteľ karty použiť aj na výber hotovosti. V tomto prípade musí zamestnanec predložiť zálohové správy plus doklady potvrdzujúce výdavky. Ak nie je k dispozícii, musí účtovník spolu s výpisom z úverovej inštitúcie o výbere hotovosti zohľadniť dlh zamestnanca spoločnosti takto: Dt 73 „Vyrovnanie s personálom“ – Kt 55 „Špeciál. motokára. účet“ – hotovostný debet nepotvrdený primárnym účtom.
Keď zamestnanec predloží zálohovú správu, výdavky súvisiace s výrobnou činnosťou spoločnosti sa premietnu vo všeobecnosti.
Ak medzi výdavkami a činnosťou spoločnosti nie je súvislosť, zamestnanec je povinný ich uhradiť dvoma spôsobmi: samostatným vkladom finančných prostriedkov do pokladne organizácie alebo zrážkou zo mzdy.
Jedným z najpohodlnejších spôsobov platby v organizácii je firemná karta, ktorej transakcie majú množstvo funkcií. Používanie firemných kariet so sebou vždy nesie riziko problémov s daňovou službou, preto musia byť praktizujúci účtovníci schopní správne zdokumentovať všetky transakcie. Platba za tovar alebo služby kartou musí mať listinný dôkaz.
Nuansy používania firemných kariet
- Karty sa vydávajú na meno konkrétnych zamestnancov, ale peniaze na nich patria organizácii a účtujú sa na samostatnom podúčte účtu 55 „Osobitné účty v bankách“.
- Šéf spoločnosti schvaľuje objednávku, v ktorej sú uvedení zamestnanci oprávnení na získanie firemných kariet. Každý zamestnanec sa musí oboznámiť s postupom ich používania. S držiteľmi kariet je potrebné uzavrieť zmluvu o zodpovednosti.
- Peniaze prijaté zamestnancami spoločnosti prostredníctvom bankomatu nie je potrebné spracovávať prostredníctvom registračnej pokladnice. Potvrdzuje to najmä rozsudok tretieho rozhodcovského súdu odvolací súd zo dňa 30.01.2013 vo veci A33-15574/2012.
Odraz v účtovníctve
Účtovné zápisy pre firemné karty závisia od ich typu (debetná alebo kreditná). V každom prípade na evidenciu nepeňažných výdavkov a výber peňazí z bankomatu sa odporúča použiť účet 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“. V tomto prípade nebudú mať správcovia žiadne sťažnosti.
V regulačných dokumentoch to nie je uvedené, ale z ekonomického hľadiska je míňanie bezhotovostných prostriedkov zamestnanca vydaním zúčtovateľných prostriedkov. Preto je veľmi dôležité, aby ten, kto peniaze vyberá, ich včas zaúčtoval. Debetný zostatok na účte zostane zamestnancovi, kým nepredloží predbežnú správu. Neodôvodnené vynaloženie prostriedkov z podnikovej karty by sa malo premietnuť na ťarchu účtu 94 „Strata a poškodenie cenín“ a v prospech účtu 71. Po zistení viny zamestnanca sa zapíše do položky D 73 „Zúčtovanie s personálom za ostatné transakcie“ sa robí K 94, a pri splácaní dlhu: D 70 (50) K 73.
Príklad 1
Fregat LLC poslal hlavného mechanika V.N. Mironova. na služobnej ceste. Zamestnancovi bola vydaná podniková debetná karta, na ktorú bolo pripísaných 75 000 rubľov. Po návrate zo služobnej cesty Mironov V.N. poskytla účtovnému oddeleniu predbežnú správu. V súlade s dokumentom boli výdavky zodpovednej osoby:
- 22 000 rubľov. - cestovné náklady;
- 47 000 rubľov. - hotelové ubytovanie;
- 8500 rubľov. - denný príspevok;
- 2000 rub. - výdavky na reprezentáciu.
Účtovné zápisy pre firemnú kartu budú nasledovné:
- D 55 K 51 – pripísanie peňazí na bezhotovostný účet (75 000 RUB);
- D 71 K 55 – odpísanie prostriedkov z karty pri platbách zamestnanca (75 000 RUB);
- D 26 K 71 – zobrazenie výdavkov na pracovnú cestu (77 500 RUB);
- D 44 K 71 – odpis výdavkov na reprezentáciu (2 000 rubľov);
- D 71 K 50 – zamestnancovi bola vyplatená posledná platba (4 500 RUB).
Príklad 2
LLC "Kamelia" pracuje na zjednodušenom daňovom systéme s objektom "príjmy mínus náklady". V decembri 2017 organizácia vydala osvedčenie vedúcemu výrobného a meracieho laboratória Nikolaevovi I.I. firemná karta. O vydaní karty bol urobený záznam v príslušnom denníku. Ďalej sa budú brať do úvahy operácie a transakcie na firemnej karte:
- Na kartu boli prevedené prostriedky vo výške 50 000 rubľov: D 55 K 51.
10. januára 2018 Nikolajevovi I.I. dostal pokyn na nákup chemických činidiel vo výške 8 000 rubľov. Činidlá boli zakúpené 15. januára. Dňa 16. januára zamestnanec nahlásil účtovnému oddeleniu účtovné prostriedky, pričom poskytol zálohovú správu a faktúry potvrdzujúce skutočnosť nákupu. 15. januára účtovníčka na základe bankového výpisu zrealizovala nasledovnú transakciu:
- Zodpovednej osobe boli poskytnuté peniaze na firemnú kartu bezhotovostným spôsobom vo výške 8 000 rubľov: D 71 K 55.
- Kúpené Nikolaevom I.I. boli kapitalizované. chemické činidlá v hodnote 8 000 rubľov: D 10 K 71.
16. januára bola v knihe príjmov a výdavkov zobrazená suma výdavkov vo výške 8 000 rubľov. V ten istý deň Nikolaev I.I. kartičku vrátila, túto skutočnosť premietla účtovníčka do príslušného denníka.
Firemné karty sú najpohodlnejším prostriedkom zúčtovania so zodpovednými osobami. V článku vám prezradíme, ako o ne požiadať a ako ich dostať od banky.
Peniaze môžete vydať na účet rôzne cesty. Jedným z nich je používanie firemných bankových kariet.
Čo je firemná banková karta
Firemná karta je univerzálny platobný prostriedok, alternatíva k šekovej knižke. Kartu je možné vydať k špeciálnemu kartovému účtu alebo k firemnému bežnému účtu.
Výhody práce s firemnými kartami
Firemné karty uľahčujú život manažérom, účtovníkom, pokladníkom a zodpovedným osobám.
Poznámka. Na aké účely možno použiť firemnú kartu?
Firemnú kartu je vhodné použiť na platby za tovar, platby dodávateľom, cestovné, zábavné a obchodné výdavky. Firemné karty nemôžete použiť na platenie za osobné nákupy ani prijímanie miezd.
Dvojitý účel. Firemné karty môžu zamestnanci využívať na prijímanie hotovosti aj na bezhotovostné platby.
Tok dokumentov je znížený. Na vydanie hotovosti na účet sa spravidla musí vybrať z bežného účtu. Za týmto účelom manažér podpíše šek. Podľa nej pokladník prijíma peniaze od banky, vystavuje príkaz na potvrdenie o prijatí hotovosti (odsek 3.1 Predpisov o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území). Ruská federácia, schválený Bankou Ruska dňa 12.10.2011 N 373-P, ďalej len Nariadenia Centrálnej banky Ruskej federácie N 373-P, vykoná zápis do pokladničnej knihy (jednotný formulár N KO-5 , schválené uznesením Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 18.8.98 N 88).
Pri dopĺňaní špeciálneho kartového účtu stačí správcovi podpísať bežný platobný príkaz. A ak bola karta vydaná k bežnému účtu spoločnosti, nie je to potrebné.
V článku 4.4 Predpisov Centrálnej banky Ruskej federácie N 373-P sa stanovuje, že na získanie zúčtovateľných súm je zamestnanec povinný vyplniť žiadosť. Vedúci spoločnosti musí mať v ruke ruku s uvedením sumy a obdobia, na ktoré zamestnanec dostáva peniaze.
Poznámka.Zamestnávateľ má právo podľa svojho uváženia zaviazať účtovníčky k vyplneniu prihlášok na kontrolu napríklad lehôt na predkladanie zálohových platieb.
Pri používaní firemných bankových kariet nemusí zodpovedná osoba vypisovať žiadosť o vydanie peňazí.
Príkazy na úhradu nákladov sú vylúčené z reťazca toku dokumentov, ktorý sa musí vykonať pri vydávaní zúčtovateľných súm v hotovosti (odsek 4.1 Predpisov Centrálnej banky Ruskej federácie N 373-P).
Sekundárne použitie podnikovej karty jednou zodpovednou osobou nie je žiadnym spôsobom spojené s jej poskytnutím predbežnej správy pri prvom použití zúčtovateľných súm, ako sa to vyžaduje pri hotovostných platbách (odsek 4.4 Predpisov centrálnej banky Ruská federácia N 373-P). Ak interné miestne predpisy neustanovujú inak, zamestnanec môže vykázať všetky zúčtovateľné výdavky raz.
100 000 rubľov. - nie limit. Pri platbe za tovar (práce, služby) pomocou firemnej karty nemusíte dodržiavať platobný limit (100 000 RUB) stanovený odsekom 1 Smernice Bank of Russia č. 1843-U z 20. júna 2007 pre hotovostné platby. pod jednou dohodou.
Poznámka. Spoločnosť si môže stanoviť vlastný limit pre platby firemnými kartami.
Aké typy kariet existujú?
Predtým, ako vydáte firemné karty na platby účtovníkom, musíte sa rozhodnúť, ktoré karty sú pre vašu spoločnosť výhodnejšie.
Banky môžu vydávať firemné karty odlišné typy(bod 1.5 Predpisov o vydávaní platobných kariet a o transakciách vykonávaných s ich použitím, schválený Bankou Ruska zo dňa 24. decembra 2004 N 266-P, ďalej len Nariadenie N 266-P): debet (vyúčtovanie) ) a úver. Na debetnú (platobnú) kartu - vlastné peniaze spoločnosti, na kreditnú kartu - požičané prostriedky.
Poznámka. Prečerpanie do debetná karta
V niektorých prípadoch je otvorený kontokorentný úver pre debetnú kartu – úver, ktorý banka, ktorá kartu vydala, poskytuje klientovi v prípade nedostatku alebo chýbajúcich prostriedkov na jeho bankovom účte (bod 1.5 nariadenia N 266-P).
Obe firemné karty môžu byť personalizované alebo nepersonalizované. Personalizované karty sa vydávajú konkrétnemu zamestnancovi spoločnosti. Okrem mena a priezviska držiteľa je vyrazený aj názov spoločnosti.
Bez názvu - vydané spoločnosti. Takúto firemnú kartu môže používať ktorákoľvek z vybraných zodpovedných osôb.
Poznámka.Embossing je aplikácia údajov na kartu vo forme reliéfnych znakov.
Limit karty
Každá firemná karta môže mať individuálny limit výdavkov. Spoločnosť si môže nastaviť trvalé aj dočasné limity výdavkov na kartu. Okrem toho si pri používaní firemných kariet môžete definovať limity na rôzne kategórie výdavkov: výbery hotovosti, maximálna výška jednorazového bezhotovostného odpisu, transakcie v zahraničí atď.
Poznámka.Firemné karty sú platné tri roky.
Aké karty sa najčastejšie používajú pri zúčtovaní s účtovníkmi?
Ako ukazuje prax, spoločnosti využívajú najmä debetné neosobné firemné karty s limitom stanoveným pre každú kartu pre rôzne kategórie výdavkov a prečerpanie.
S ktorým účtom mám prepojiť firemné karty?
Karty vydáva úverová organizácia – banka (odsek 1.5 nariadenia č. 266-P).
Vydávajúca banka s prihliadnutím na aktuálne predpisy vydané Centrálnou bankou Ruskej federácie stanovuje podmienky vydávania firemných kariet - zoznam potrebné dokumenty, servisné poplatky atď.
Ako sme uviedli vyššie, firemné debetné karty môžu byť prepojené s bežným alebo špeciálnym kartovým účtom.
Poznámka.Karty vydané bankou patria jej vlastníckym právom.
Nebezpečenstvo prepojenia firemných kariet s bežným účtom
Ak je firemná karta napojená na zúčtovací (bežný) účet spoločnosti, držiteľ karty (zodpovedná osoba) má otvorený prístup k finančným prostriedkom spoločnosti.
Aktuálny zostatok na účte si môžete zabezpečiť nastavením limitu na karte.
Výhody špeciálneho kartového účtu
Pri využívaní špeciálneho kartového účtu banka zriaďuje pre spoločnosť osobitný bankový účet na základe zmluvy. Prostriedky prevedené na ňu, ktoré majú byť vydané na účet, sú oddelené od hlavných peňazí spoločnosti.
Utrácanie peňazí z takéhoto účtu je povolené len pomocou karty (okrem prípadu prevodu zostatku pri zrušení účtu). Účet môže otvoriť organizácia v rubľoch alebo cudzej mene.
Otvorenie nového účtu musí byť oznámené daňovému inšpektorátu do siedmich pracovných dní (odsek 1, odsek 2, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie), ako aj Dôchodkový fond Ruskej federácie a Sociálna poisťovňa. Fond Ruskej federácie (odsek 1, odsek 3, článok 28 Federálny zákon zo dňa 24. júla 2009 N 212-FZ).
Ak spoločnosť vydáva karty k už otvorenému kartovému účtu, nie je potrebné nikoho upozorňovať. Firemná karta sama o sebe nie je nezávislý druh bankový účet. Ide o platobný prostriedok, ktorým spoločnosť spravuje peniaze na účte (odsek 1.12 Predpisov Centrálnej banky Ruskej federácie N 266-P).
Poznámka. Špeciálny kartový účet - v rubľoch alebo cudzej mene?
Je pohodlnejšie otvoriť si rubľový špeciálny kartový účet. Ak máte rubľový kartový účet, nie je potrebné otvárať devízový kartový účet. V súlade s odsekom 2.4 nariadenia N 266-P možno transakcie podnikovou kartou vykonávať v inej mene, ako je mena účtu. Pri príjme cudzej meny pomocou rubľovej firemnej karty banka jednoducho prevedie požadovanú sumu.
Aké doklady sú potrebné na vydanie firemných kariet?
Upozorňujeme, že zoznam dokladov na vydávanie firemných kariet v banke, kde je otvorený bežný účet spoločnosti, sa líši od zoznamu, ktorý vám ponúkne iná, neznáma banka. nás. 61 ukazuje dve možnosti na porovnanie.
Zoznam dokladov na vydávanie firemných kariet pomocou špeciálneho kartového účtu
| N | Pre banku, v ktorej je otvorený bankový účet | N | Pre banku, kde nie je firemný bežný účet |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| X | 1 | Ustanovujúce dokumenty právnická osoba(charta) | |
| X | 2 | Rozhodnutie o vzniku (reorganizácii) právnickej osoby | |
| X | 3 | Osvedčenie o štátnej registrácii právnickej osoby (OGRN) | |
| X | 4 | Osvedčenie o daňovej registrácii na daňovom úrade na území Ruskej federácie (DIČ); oznámenie Federálna službaštátnej štatistiky, potvrdzujúcej registráciu na štatistických úradoch | |
| X | 5 | Protokoly, rozhodnutia, príkazy (alebo výpisy z nich) o voľbe (vymenovaní) funkcionárov s právom prvého a druhého podpisu, ako aj v prípade potreby splnomocnenia alebo správne úkony pre tieto osoby | |
| X | 6 | Identifikačné doklady osôb s právom prvého a druhého podpisu (pas (prvá strana a s registráciou)) | |
| X | 7 | Licencie v prípade vykonávania licencovaného druhu činnosti | |
| 1 | 8 | Výpis z jednotného štátneho registra právnických osôb (platný jeden mesiac) | |
| 2 | 9 | Žiadosť o otvorenie špeciálneho kartového účtu | |
| 3 | 10 | Splnomocnenie pre predpokladaného držiteľa karty s právom disponovať s prostriedkami na osobitnom kartovom účte podniku bankovou kartou a prevzatím firemnej bankovej karty, PIN obálky (plnomocenstvo v mene právnickej osoby v jednoduchej písomnej forme , notárom overená plná moc v mene fyzického podnikateľa) | |
| 4 | 11 | Žiadosť o poskytnutie platobnej karty určenému držiteľovi karty | |
| 5 | 12 | Identifikačný doklad predpokladaného držiteľa karty (pas (prvá strana a s registráciou)) | |
| 6 | Karta so vzorovými podpismi a odtlačkom pečate (ak sa súbor práv osôb uvedených na podobnej karte k bežnému účtu líši od práv vyžadovaných pre SCS) | 13 | Karta so vzorovými podpismi a odtlačkom pečate |
Upozornenie: zoznam dokumentov, ktoré bude vami vybraná banka požadovať, sa môže líšiť od zoznamu uvedeného na str. 61.
Registrácia firemných kariet
Ako vidno z tabuľky na str. 61, na uzavretie zmluvy o zriadení osobitného účtu a vydávaní firemných bankových kariet sú potrebné iné doklady. Pozrime sa, ako niektoré z nich poskladať.
Zoznam zamestnancov
Spoločnosť potrebuje určiť okruh zamestnancov, ktorí majú právo používať nepersonalizované firemné karty. Zoznam zamestnancov musí byť schválený príkazom (pokynom) vedúceho podniku (vzor na strane 62).
Vzor 1. Príkaz na schválenie zoznamu zamestnancov, ktorí môžu používať neregistrované firemné bankové karty
Uzavretá akciová spoločnosť "Sladkosti východu"
(JSC "Sladkosti východu")
Objednávka č.62
o schválení zoznamu oprávnených zamestnancov
používať firemné bankové karty
| Moskva | 9. januára 2014 |
V súvislosti s prechodom na bezhotovostný platobný styk so zodpovednými osobami
objednávam:
Schváľte zoznam zamestnancov, ktorí majú právo používať firemné bankové karty a spravovať na nich finančné prostriedky:
V prípade prepustenia niektorého z uvedených zamestnancov, prijatia novej zodpovednej osoby alebo rozšírenia zoznamu bude potrebné aktualizovať dokument predložený banke.
Žiadosť o vydanie firemnej bankovej karty
Žiadosť o vydanie firemnej bankovej karty (podľa bankového formulára) sa vyhotovuje v mene zamestnanca spoločnosti oprávneného na jej preberanie od banky. Dostáva štatút držiteľa karty.
Poznámka.Na otvorenie špeciálneho kartového účtu je vypracovaná samostatná žiadosť.
Neexistuje jednotný formulár žiadosti, každá banka si vypracuje vlastný formulár.
O otvorení účtu informujeme regulačné orgány
Daňovému úradu je potrebné zaslať správu vo formulári N C-09-1.
Za nepredloženie (neskoré podanie) oznámenia o otvorení osobitného kartového účtu môže daňový inšpektorát uložiť organizácii pokutu vo výške 5 000 rubľov. (článok 1 článku 118 daňového poriadku Ruskej federácie).
Územná pobočka FSS Ruskej federácie musí byť informovaná o otvorení špeciálneho kartového účtu zaslaním správy. Približná forma takejto správy je uvedená v liste FSS Ruskej federácie z 28. decembra 2009 N 02-10/05-13656.
Podobnú správu treba zaslať aj dôchodkovému fondu. Jeho odporúčaná forma je uvedená na stránke dôchodkového fondu.
Na hlavnej stránke stránky musíte nájsť sekciu „Zamestnávatelia“ a potom postupne otvárať karty: „Platba poistného a výkazníctvo“ / „Hlásenie a postup jeho predkladania“ / „Odporúčané vzorové dokumenty“ / „Oznámenie o otvorení (zatvorení) účtu pre platiteľa poistného na predloženie územnému orgánu Dôchodkového fondu Ruskej federácie.
V poslednej dobe prichádza od klientov veľa otázok ohľadom platby firemnými kartami: čo sa dá kúpiť, ako na to v účtovníctve.
Poďme na to.
Možnosť jedna : karta je prepojená so špeciálnym kartovým účtom, t.j. V banke máte bežný účet a kartový účet. Prijímate peniaze od zákazníkov pomocou bankového účtu a potom uskutočníte prevod na kartový účet. A odtiaľ platíte časť nákladov spoločnosti.
- Ak je karta personalizovaná (je na nej uvedené meno generálneho riaditeľa alebo iného manažéra)):
Dt 55,4 Kr 51 – prevod prostriedkov z účtu na kartový účet (na základe výpisu z účtu)
Dt 71 Kr 55,4 – platba za tovar, služby (na základe výpisu z kartového účtu)
Dt 10(41,26,44) Kr 71 – zohľadňujú sa výdavky hradené zodpovednou osobou (ktoré sú uvedené na karte), účtovanie sa tvorí na základe poskytnutého zálohového hlásenia.
- Ak je karta bez názvu (nie je na nej uvedené žiadne meno)):
Môžete vydať príkaz, podľa ktorého je správcom prostriedkov osoba, ktorá používa kartu. Zvyčajne je to generálny riaditeľ alebo osoba zodpovedná za nákup. Potom máme opäť konkrétnu zodpovednú osobu, zaúčtovania sa nemenia.
Ak takýto príkaz neexistuje. Potom môžete robiť príspevky bez toho, aby ste museli prejsť cez 71 účtov.
Možnosť dva: Karta je prepojená priamo s bežným účtom organizácie. V tomto prípade sa počet 55,4 nepoužíva.
- Ak je karta personalizovaná:
Dt 71 Kr 51 – platba za tovar, služby (na základe výpisu z kartového účtu)
Dt 10(41,26,44) Kr 71 – zohľadňujú sa výdavky hradené zodpovednou osobou (ak je karta personalizovaná alebo je k nej pridelený manažér príkazom)
- Ak je karta nepomenovaná a nemá správcu, toto je napríklad mapa Individuálny podnikateľ alebo generálny riaditeľ spoločnosti, kde je generálnym riaditeľom, zakladateľom a jediným zamestnancom.
Zapojenie je možné vykonať:
Dt 60 Kr 51 – Odpis prostriedkov na úhradu tovaru alebo služieb dodávateľovi (na základe výpisu)
Dt 10(41,26,44) Kr 60 – príjem tovaru alebo služby od dodávateľa (na základe dokladov poskytnutých dodávateľom)
Ďalšia otázka: čo si môžete kúpiť s firemnou kartou?
Po prvé, všetko, čo súvisí s vykonávaním vášho podnikania: materiály, kancelárske vybavenie, písacie potreby, služby odborníkov tretích strán atď. Toto všetko je možné zohľadniť vo výdavkoch vašej organizácie a znížiť základ dane.
Po druhé, môžete si do kancelárie kúpiť niečo, čo nesúvisí s podnikateľskou činnosťou, napríklad zaplatiť za služby maséra, ktorý raz týždenne prichádza do kancelárie a robí masáže všetkým zamestnancom. Navyše sa tieto výdavky budú považovať za vynaložené na úkor čistého zisku (t. j. neznížia základ dane).
Po tretie, môžete si kúpiť niečo pre seba osobne, napríklad potraviny, plienky pre vaše deti atď. V tomto prípade to bude držiteľom karty považované za spreneveru a bude kompenzované zo mzdy.
A ďalšie užitočné informácie:
– výber hotovosti je vystavenie správy konateľovi (prípadne inej osobe);
– možno z neho previesť mzdy;
– môžete prevádzať peniaze na iné fyzické osoby, nezabudnite, že ste daňovým agentom a ste povinní platiť daň z príjmu za tieto fyzické osoby;
- Môžete prijímať platby z karty na kartu.
Dúfame, že článok bol pre vás užitočný.
Ak máte akékoľvek otázky, kontaktujte nás!
