Ne resmi bir mektup. İş mektupları

Çeşitli iş mektubu türlerinin hazırlanması, iş temsilcilerinin çalışmalarının gerekli bir parçasıdır. Bu tür mesajlar sayesinde ticari sorunları en erişilebilir, en hızlı ve en uygun şekilde çözme fırsatı yakalıyorlar.

DOSYALAR

Ne tür iş mektupları var?

Geleneksel olarak iş mektupları birkaç ana kategoriye ayrılabilir:

• tebrik mektubu;
• bilgi postası;
• ve benzeri.

Resmi iş yazışmalarının da bir parçası olan ve yine belirli kurallara göre yazılan tüm bu mektuplara verilen yanıtları ayrı bir kalem olarak işaretleyebilirsiniz.

Mektubun yazarı kim olmalıdır?

İş mektupları her zaman bir imza içermelidir. Bu durumda, yetkinliği bu işlevi içeren veya müdürün emriyle bunu yapmaya yetkili olan herhangi bir şirket çalışanı, mektubu doğrudan hazırlayabilir. Genellikle bu kişi bir uzman veya yetkisi mesajın konusunu içeren yapısal birimin başkanıdır. Ancak yazının kimden olduğuna bakılmaksızın, mektubun her halükarda şirket adına yazıldığı dikkate alınarak yöneticinin onayına sunulması gerekir.

İş mektubu yazmak için genel kurallar

Tüm iş mesajları yalnızca şirketin faaliyetleri veya bununla ilgili koşullarla ilgili olmalıdır. Aynı zamanda içerik ne olursa olsun belirli gereksinimlere uymak zorundadırlar.

Her şeyden önce belli bir yapıdır. Mesaj her zaman şunları içermelidir:

• yazım tarihi,
• gönderenin ve alıcının ayrıntıları,
• kibar adres adresi (“Sevgili Ivan Petrovich”, “Sevgili Elena Grigorievna” şeklinde),

Mektupların hem bireysel çalışanlara hem de tüm ekiplere gönderilebileceği unutulmamalıdır (bu durumda kendinizi "İyi günler!" Selamlamasıyla sınırlamak yeterlidir).

Mektubun yazılmasına temel oluşturan nedenleri ve hedefleri içeren bilgi bileşeni,

istekler ve açıklamalar

çözüm.

Mektuba çeşitli ek belgeler, fotoğraflar ve video kanıtları eklenebilir - varsa bunlar ana metne yansıtılmalıdır.

Mektup, normal standart bir A4 kağıda veya kuruluşun antetli kağıdına yazılabilir. İkinci seçenek, şirket ayrıntılarının manuel olarak girilmesini gerektirmediği için tercih edilir, ayrıca böyle bir mektup daha saygın görünür ve mesajın resmi yazışmalara ait olduğunu bir kez daha belirtir. El yazısıyla yazılabilir (kaligrafi el yazısıyla yazılan harfler özellikle başarılıdır) veya bilgisayarda yazdırılabilir (bir mektubun birkaç kopyasını oluşturmanız gerektiğinde kullanışlıdır).

Mektubun imza ile tasdik edilmesi gerekir, ancak damgalanması gerekli değildir, çünkü 2016 yılından bu yana tüzel kişiler faaliyetlerinde mühür kullanma zorunluluğundan muaf tutulmuştur.

Göndermeden önce, mesaj, gerekirse, bir numaranın atandığı ve kalkış tarihinin belirlendiği giden belge günlüğüne kaydedilir.

Mektup yazarken nelere dikkat etmeliyiz?

Bir mektup yazarken, yazımı dikkatlice izlemeniz, kelime bilgisi, dil bilgisi, noktalama işaretleri vb. açısından Rus dilinin kurallarına ve normlarına uymanız gerekir. Alıcılar her zaman mesajdaki düşüncelerin ne kadar iyi sunulduğuna ve biçimlendirildiğine dikkat ederler.

Unutmamak gerekir ki yapılan araştırmalar, insanların bu tür mektupları okuyarak bir dakikadan fazla zaman harcamak istemediklerini açıkça ortaya koyuyor.

Mektup, "düşünceleri ağaca yaymadan", oldukça kısa ve öz bir şekilde, doğru biçimde yazılmalıdır. Her yeni konu, gerekirse paragraflara bölünerek ayrı bir paragraf şeklinde sunulmalıdır. Ayrıca kısa ve net bir mektup, alıcıya yazarın zamanına değer verdiğini bildirecektir. Burada “Kısalık yeteneğin kızkardeşidir” sözü yerindedir.

Bir iş mektubunda nelere izin verilmemelidir?

İş mektuplarında arsız veya anlamsız bir ton, aşırı kuru metinler ve banal "klişeler" gibi tamamen kabul edilemez. Ayrıca karmaşık formülasyonlardan, çok sayıda katılımcı ve zarf ifadesinden ve dar bir uzman çevresinin anlayabileceği özel terminolojiden de kaçınmalısınız.

Mektup, doğrulanmamış, güvenilmez ve özellikle kasıtlı olarak yanlış bilgi içermemelidir.

Bu tür mesajların yalnızca rutin ticari yazışmaların bir parçası olmadığı, aynı zamanda birçok durumda daha sonra yasal olarak önemli statüsünü kazanabilecek resmi belgelere de atıfta bulunduğu unutulmamalıdır.

Bir mektup nasıl gönderilir

Herhangi bir resmi mesaj birkaç ana yolla gönderilebilir.

1. Bunlardan ilki, en moderni ve en hızlısı elektronik iletişim araçlarıdır. Kullanışlı ve hızlıdır ve aynı zamanda neredeyse sınırsız miktarda bilgi göndermenize olanak tanır.

   Burada yalnızca bir eksi var - alıcının çok miktarda postası varsa, mektup kolayca kaybolabilir veya Spam klasörüne düşebilir, bu nedenle bu şekilde mektup gönderirken, mektubun ek olarak gönderildiğinden emin olmanız önerilir. (basit bir telefon görüşmesi yoluyla) alındı.

2. İkinci yol: muhafazakar, bu da Rus Posta yoluyla mesaj göndermenize olanak tanır. Bu durumda, iadeli taahhütlü postayla gönderme işlevinin talep edilen iadeli taahhütlü postayla gönderilmesi önerilir - bu form, mektubun alıcıya özel bir bildirim alacağı alıcıya ulaşacağını garanti eder.

   Tipik olarak, orijinal belgelerin, canlı imzalı ve mühürlü mektupların gönderildiği durumlarda standart posta yoluyla gönderim kullanılır.

3. Ayrıca faks veya çeşitli anlık mesajlaşma araçları aracılığıyla da mektup gönderebilirsiniz, ancak bu yalnızca ortaklar arasındaki ilişkinin bu tür yazışmalara izin verecek kadar yakın olması koşuluyla mümkündür.

Günümüzde hemen hemen herkes interneti aktif olarak kullanıyor. Ancak ticari yazışmalar güncel ve önemli olmaktan çıkmadı. Basitçe diğer medyaya aktarıldı. Yayın size bir iş mektubunun nasıl doğru şekilde oluşturulacağını ve biçimlendirileceğini anlatacaktır.

Bir iş mesajı ne içerebilir?

İş yazışmaları her şeyden önce çalışanlarla ve iş ortaklarıyla her türlü görüş ve öneri alışverişinde bulunulmasına olanak sağlar. Mektup, şirketler arasındaki yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmak için istek, şikayet ve diğer düşünceleri içerebilir. Genel olarak ticari yazışmalar bir tür resmi yazışmadır.

Diğer harflerden farklar

Temel farklar aşağıdaki gibi özetlenebilir.

• Sunumun stilistikleri.
• Resmi komuta zincirinin mevcudiyeti.
• Duyguları güçlü bir şekilde ifade etmeyen sözcük dağarcığı.
• Kural olarak, mektup bir sayfadan fazla sürmez.
• Yazı tipi metin boyunca aynıdır (ne küçük ne de büyük).
• Genellikle kuruluşun resmi antetli kağıdına yazılır.

İş mektubu türleri

Cevaplanacak mektuplar:

• Rica etmek.
• Dilekçe.
• Gereklilik.
• Teklif.
• Çekici.

Cevap gerektirmeyen mektuplar:

• Bilgilendirici.
• Bildiri.
• Eşlik eden.
• Garanti.
• Uyarı.
• Hatırlatma.

Ticari nitelikteki mektuplar. Genellikle sözleşmenin geçerlilik süresi boyunca veya bir sözleşme imzalamak için bunlara ihtiyaç duyulur:

• Rica etmek.
• İsteğe yanıt.
• Hatırlatma.
• İddia.
• Teklif. Bu, bir anlaşmaya girme veya bir işlem yapma teklifidir.
• Yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiği, anlaşmaların feshi vb. hakkında bir uyarı.

Ticari olmayan mektuplar:

• Davet.
• Bir şey hakkında bilgi vermek.
• Minnettarlık ifadesi.
• Öneriler.
• Rica etmek.
• Talimatlar.
• Kapak mektubu.
• Başsağlığı dilemesi.
• Her durumda tebrikler.
• Teminat mektubu.
• Malların teslim alındığının teyidi, hizmetlerin sağlanması vb.

İş mektuplarının yapıya göre sınıflandırılması:

• Katı bir kalıba göre derlenmiştir.
• Serbest biçimde yazılmıştır.

Alıcıya bağlı olarak türler:

• Sıradan. Bir muhatabına gönderildi.
• Toplu. Bir kişiye gönderildi, ancak birden fazla kişiden.
• Dairesel. Birden fazla alıcıya gönderildi.

Mektubun şekli aşağıdaki gibidir:

• Normal posta zarflarında gönderilir.
• Şahsen teslim edildi.
• Faks olarak gönderildi.
• E-postayla gönderildi.

Gördüğünüz gibi bir iş mesajı farklı şekillerde ve farklı niyetlerle çerçevelenebilir. Ancak bazı durumlarda etik nedenlerden dolayı bilgisayarda yazmak yerine elle yazılması gerektiğini belirtmekte fayda var. Bu tebrikler ve taziyeler için geçerlidir.

Bir mektubun bölümleri

Uygun bir iş mektubu her zaman birkaç bölüme ayrılır. Bunlar giriş, ana ve finaldir. Üstelik mantıksal olarak birbirlerine bağlıdırlar.

Kural olarak giriş kısmı mektubun yazılmasına yol açan koşullar hakkında bilgi içerir. Ana metin içeriğin kendisidir, mesajın özüdür. Son bölüm, ret, anlaşma, talep vb. ifade edebilen sonuçları özetler.

Yazım ilkeleri

Herhangi bir iş mesajı aşağıdaki gibi yazılmalıdır.

1. Tarafsız olarak.
2. Adreslenmiştir (yani belirli bir kişiye yöneliktir).
3. Gerekçeli.
4. Güvenilir.
5. Mümkün olduğu kadar eksiksiz.
6. Metindeki tüm bilgiler yazıldığı sırada güncel olmalıdır.

Stilistik özellikler

Bir iş mektubu yazma kuralları, katı bir üsluba uymanın gerekli olduğunu belirtir. Yalnızca resmi belgeler için tipik olan konuşma araçlarını kullanmak gerekir. Yani resmi bir iş tarzı uygun olacaktır. Dil aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır.

• Formalite.
• Bilgi sunumunun doğruluğu.
• Objektiflik.
• Yapılandırılmış.
• Bilgilendirici ama kısa.

Fiillere odaklanılarak, basit kısa cümlelerle konunun özü ifade edilmelidir. Metni sıfatlarla aşırı yüklemeye veya alıcının anlayamayabileceği az bilinen ve oldukça uzmanlaşmış terimler kullanmaya gerek yoktur. Bu yalnızca olumsuzluğa ve reddedilmeye neden olur. Basit, anlaşılır kelimelerle, daha fazla gerçek ve ayrıntıyla açıklamaya çalışmak daha iyidir. İş tarzı, bilgilendirici olmayan ve "sulu" metinlerin varlığına izin vermez.

Gereksiz ve uzun konuşma kalıplarıyla son kısma geçmemelisiniz. Ayrıca mantıksız ve tutarsız öneriler de işe yaramayacaktır. Bu nedenle katılımcı ve katılımcı ifadeleri hariç tutmak daha iyidir. Her paragraf yalnızca belirli bir fikri yansıtmalıdır. Metni tamamladıktan sonra, mektubu yüksek sesle okuyarak birkaç kez hata olup olmadığını kontrol etmek daha iyidir.

Form gereksinimleri

İş mektubu kurallarına göre bunu şirketin antetli kağıdına yazmak daha iyidir. Aşağıdaki temel gereksinimler öne sürülmüştür.

• İşletme devlete aitse, formun ortasına Rusya Federasyonu Armasını eklemeniz gerekir.
• Mektubu bir A4 kağıda yerleştirin.
• Soldaki alanı boş bırakın (en az 3 santimetre). Bu gereklidir, çünkü bir süre sonra materyaller diğer belgelerle birlikte dosyalanacaktır.
• En uygun yazı tipinin standart "Times New Roman", 12 boyutunda ve 1,5-2 satır aralığıyla olduğu kabul edilir. En iyi okunduğunda anlaşılır.
• Mektubun başlığında kuruluşun adını, gerçek ve yasal adresini, telefon numarasını ve e-posta adresini belirtmelisiniz.

Tasarım özellikleri

Bir iş mektubunun tamamlanması birkaç sayfa sürdüyse, onu ikinciden başlayarak numaralandırmanız gerekir. Bunun için Arap rakamlarının kullanılması tavsiye edilir. Rakamların yanına nokta koymaya gerek yok.

Mektup paragraflara ve gerekiyorsa alt başlıklara bölünmelidir. Metin kötü algılanacağı için sürekli bir akış gibi görünmemelidir. Paragraflar diğer düşüncelerin nerede bitip nerede başladığını gösterecektir.

Ticari yazışmalarda yazım hatalarının, silmelerin ve düzeltmelerin kabul edilemez olduğunu unutmamak önemlidir. Rakibin cehaletini ve anlamsızlığını gösterecekler.

Kullanılan ayrıntılar

Mektup genellikle aşağıdaki bilgileri içerir.

1. Şirketin tam adı, yalnızca bir kısaltma değil.
2. Telefon numarası, faks numarası, banka hesabı ve e-posta.
3. Muhatap. Ayrıca datif durumda şirketin adı kullanılmalıdır. Soyadınızı ve pozisyonunuzu belirtmeniz gerekiyorsa datif harfini kullanmanız önerilir. Alıcının bir unvanı veya akademik derecesi varsa, bu durum kişinin adından önce belirtilmelidir.

Her özelliğin büyük harfle ve yeni bir satıra yazılması gerektiğine dikkat etmek önemlidir.

İş mektubundaki adresler

Resmi bir mesaj her zaman nötr bir tonda çerçevelenmelidir. Muhataplara verilen adresler aynı biçimde olmalıdır. “İyi günler” gibi ifadeler uygunsuz olacaktır. Selamlaşmak istiyorsanız resmi bir "Merhaba" kullanmak daha iyidir. Ancak en okuryazar seçeneğin ad ve soyadı ile ele alındığı düşünülmektedir. Ve alıcıyla tanışmanın ne kadar sürdüğü önemli değil. İsmin kısa şekli mektupta kullanılamaz (örneğin Petya, Anya vb.).

Daha yaşlı veya daha üst konumda olan birine hitap etmek, kişilerarası mesafenin korunmasına ve yaşı daha büyük veya daha üst konumda olan birine saygı gösterilmesine yardımcı olacaktır. Ancak şunu belirtmekte fayda var ki, bazı şirketlerde tam tersine, yazılı olarak bile iletişim kurarken “siz” ifadesini kullanmak gelenekseldir.

“Sayın Efendim” adresinin, o kişinin adı sonradan belirtilmeden kullanılamayacağını belirtmekte fayda var. Ayrıca "Bay", "Bayan" kısaltmalarından da kaçınmalısınız. Bir grup insana hitap etmeniz gerekiyorsa isim belirtmeyebilirsiniz. Sonra kısaca şunu yazabilirsiniz: “Sevgili baylar!” Kurallara göre birine ismiyle hitap ettikten sonra mutlaka ünlem işareti koymalısınız. Örneğin, bir iş mektubundaki benzer bir ifade şu şekilde görünecektir: “Sevgili Alexander Sergeevich!”

Son kısımda ise çeşitli seçenekleri kullanabilirsiniz. “En iyi dileklerimle”, “Saygılarımla”, “İşbirliği umuduyla” vb. Burada mesajlar resmi ama dostane bir tonda olmalıdır.

Son bölümün tasarımı

Mektubu doğru şekilde bitirmek de çok önemlidir. Son bölümde daha önce söylenenleri özetlemeniz gerekiyor. Ancak sonuçlarınızı 10 cümleye kadar genişletmemelisiniz. İş tarzında özlülüğe ve kısalığa değer verildiği unutulmamalıdır. Kendinizi basit ifadelerle sınırlamak daha iyidir. Örnek olarak iş yazışmalarının son kısmında uygun olan birkaç yapıya yer verilecektir. İş mektupları mümkün olduğunca doğru ve kibar bir şekilde doldurulmalıdır.

• Yardım veya ilgi için minnettarlık. “Şükranlarımı sunmama izin verin...” "Teşekkür ederim!"
• Alıcıya bir şeyin güvencesini vermek. “Sizinle işbirliği yapmaktan memnuniyet duyarız.”
• Geleceğe dair umutları dile getirmek. "Yakında sizden haber almayı umuyoruz."
• Bir şey isteyin. "Sonuçları bildirirseniz seviniriz."
• Sebep olunan herhangi bir rahatsızlık için özür dileriz. "Ödemede yaşanan gecikmeden dolayı özür dileriz."

Alıcıya nasıl veda edilir

Yazışmanın iş olmasına rağmen, bir iş mektubunda farklı şekillerde vedalaşabilirsiniz. Bunu yapmak için sözde kapanış cümlelerini kullanmalısınız.

Örnek olarak aşağıdaki seçenekler verilebilir:

1. Saygılarımla.
2. Samimi olarak.
3. En içten dileklerimle.
4. Çalışmalarınızda başarılar diliyorum.
5. İşbirliğinin devam etmesini umuyoruz.
6. Hizmet vermekten mutluluk duyduk.

Başka seçenekler de olabilir. Burada son cümlenin seçimi tamamen bir zevk meselesidir.

İmzalama

Gönderen, imzasını sayfanın en altına koymalıdır. Ancak belgenin resmi bir görünüme sahip olması için bunu doğru bir şekilde yapmak son derece önemlidir.

Pozisyonunuzu, adınızın baş harflerini, soyadınızı ve karşısındaki işareti belirtmeniz gerekmektedir. Ek olarak iletişim bilgilerinizi (kişisel e-posta adresi veya telefon numarası) sağlayabilirsiniz. Bu, alıcının iletişim kurma ve işbirliği yapma isteğini gösterecektir.

Arıza Özellikleri

Bir şeyi reddetmeniz gerekiyorsa nasıl iş mektubu yazacağınızı bilmek de önemlidir. Sonuçta, örtülü bir olumsuzluk veya reddetme bile gözden kaçmayacak ve hoş olmayan sonuçlara yol açacaktır. Bundan sonra kendinize karşı olumlu, hatta tarafsız bir tutuma güvenemezsiniz. Mektup yazarken duygulara teslim olmanıza gerek yok. Alıcı çok sinir bozucu olsa bile kendinizi sınırlar içinde tutmak daha iyidir. Reddetme mektupları, mesajın tonuna özellikle dikkat edilerek her zaman birkaç kez yeniden okunmalıdır.

Mesaj, nasıl ifade edilirse edilsin, kategorik bir “hayır” ile başlamamalıdır. Aksi takdirde alıcı, ilgisiz ve önemsiz olduğu izlenimini edinecektir. Önce uydurma olmayan, ikna edici açıklamalar sunmak daha iyidir. Reddetme nedenleri kısaca listelendiğinde, sorunsuz bir şekilde gerçeği belirtmeye geçebilirsiniz. Bu durumda iş mektubu görgü kurallarına göre aşağıdaki ifade türünün kullanılması tavsiye edilir.

• Maalesef isteğinizi yerine getiremiyoruz.
• Gerçekten üzgünüz ancak teklifinizi reddetmek zorunda kaldık.
• Çok üzgünüz ancak aşağıdaki nedenlerden dolayı isteğinizi yerine getiremiyoruz.

İdeal olanı mektubun başında muhatabın isteğini kısaca belirtmenizdir. Bu şekilde teklifinin gerçekten incelendiğini anlayacak ve muhtemelen takdir edecektir.

E-posta oluşturmanın özellikleri

Günümüzde insanlar, e-postayla gönderilmesi gerekiyorsa bir iş mektubunun nasıl yazılacağıyla giderek daha fazla ilgileniyorlar. Bu tür yazışmalar için daha önce bahsedilen kuralların aynıları geçerlidir. Ancak elektronik iş mesajlarının kendine has özellikleri vardır.

• Giriş sağlam ve yeterli olmalıdır. Örneğin, [e-posta korumalı]- kötü bir seçenek ama [e-posta korumalı]- iyi.

• “Konu” alanının doldurulması her zaman önemlidir. Mesajın ne hakkında olacağı netleşecektir. Mektup tanıdık olmayan bir kişiye yönelikse, başlık ilginç olmalıdır. Ancak aşırıya kaçmamak önemlidir. "Yalnızca şimdi benzersiz teklif", "Acil" gibi konular yalnızca reddedilmeye neden olur. Başlık mesajın özünü içerecek şekilde 3-5 kelimeden oluşmalıdır.

• Yazışma bir yabancıyla yapılıyorsa, önce ona onun hakkında nasıl bilgi sahibi olduğunuzu ve şirketin ne yaptığını anlatmalısınız. Böyle bir giriş yapılmazsa mesaj spam olarak değerlendirilebilir ve derhal silinebilir.

• Metindeki önemli noktaları kalın yazı tipiyle vurgulamak daha iyidir. Bu durumda farklı renklerin kullanılması kabul edilemez.

• Büyük harfler bir e-posta iş mektubunda kullanılamaz. Hatta alt başlıklar ve konu başlığının tamamı büyük harf içermemelidir. Aynı şey yinelenen noktalama işaretleri için de geçerlidir.

• Metni paragraflara bölerek aralarında boş bir satır bırakmak daha iyidir.

• Mesaj ne kadar kısa olursa, o kadar hızlı yanıt verirler.

• Bir imza gereklidir. E-postalarda genellikle birkaç satırdan oluşur ve gönderenin adını, pozisyonunu, şirket adını, telefon numarasını ve web sitesi adresini içerir.

• Mektuba metin dosyaları ve resimler ekleyebilirsiniz. Bu çok uygundur çünkü ek materyaller, yorumlar, açıklamalar ve ayrıntılı açıklamalar özden uzaklaşır. Bu nedenle bunları mektubun gövdesine değil, ekteki dosyalara yerleştirmek daha iyidir.

• Ticari yazışmalar uzun süredir devam ediyorsa ve sıcak, güvene dayalı bir ilişki kurulmuşsa e-postada ifadelerin kullanımına izin verilir. Biraz "canlandırmaya" ve iletişimi etkisiz hale getirmeye yardımcı olacaklar. Ancak bunların kötüye kullanılmaması gerekir ve genellikle kağıt mektuplarda kabul edilemezler.

Mektup yazma talimatları

Bir iş mektubu yazmak birkaç aşamaya ayrılabilir.

1. Öncelikle muhatabı belirtmeniz gerekir. Bunu yapmak için formun sağ üst köşesine alıcının adını, soyadını ve konumunu yazmanız gerekir. Muhatap bir kuruluş ise yasal adresi belirtilmelidir.

2. Alıcıya adres verin. Formun ortasına daha aşağıya yerleştirilmelidir. Hangi ifadelerin kullanılabileceği zaten söylendi. Adres genellikle şöyle görünür: "Sevgili Igor Petrovich!"

3. Amaç beyanı. Aşağıda, yeni bir satıra, itirazın nedenlerini belirterek ana düşünceleri, tüm özü yazmanız gerekir. Bazı sorunlardan bahsediyorsak, o zaman onu çözmek için seçenekler sunmaya değer. Eğer bu bir işbirliği teklifiyse o zaman bunun nasıl olacağını açıklamanız gerekiyor. Mektup bir şikayeti yansıtıyorsa, o zaman özel önlemlerin alınmasını istemekte fayda var. Kısacası, alıcı metinden tam olarak ne istediğini anlamalıdır.

4. Son kısım. Ve son olarak, yeni satıra son cümleyi ve imzayı eklemeniz gerekiyor.

Teşekkür mektubu

Bu örnek bir teşekkür mektubunun nasıl görünebileceğini göstermektedir. Ancak bu örnekte bir kusur var. "Flagman şirketine" satırı yerine bir tebrik cümlesi ve mektubun gönderildiği kişilerin adlarını ekleyebilirsiniz.

Bir soruşturma

Bu örnek bir iş sorgu mektubudur. Bunda hiçbir eksiklik yok. Resmi bir mektup yazmaya ilişkin tüm kurallara uyulmuştur. Metinden hangi sorunun ortaya çıktığı ve bunu çözmek için ne yapılması gerektiği anlaşılıyor. Mesaj ayrıca tüm iletişim bilgilerini, bir karşılama mesajını, bir kapanış cümlesini ve bir imzayı içerir.

Böylece yayın, iş ortaklarına yönelik mektupların nasıl yazılacağını gösterdi. Bu, itibarını kaybetmemek için doğru ve yetkin bir şekilde yapılmalıdır. Sonuçta şirketin geleceği buna bağlı. İş mesajlarına zamanında yanıt vermek de önemlidir. Bu, mektubun alındığı tarihten itibaren üç ila yedi gün içinde yapılabilir.

Son zamanlarda e-posta, iş yazışmalarında giderek daha önemli bir yer edinmeye başladı. Avantajları açıktır: verimlilik, erişilebilirlik ve kullanım kolaylığı. Elektronik yazışmaların kendine has nüansları olduğu unutulmamalıdır.

Mektup alma

1. E-postanızı günde en az 2 kez (sabah ve öğleden sonra) kontrol edin. Aksi takdirde başkalarının işini durdurabilir ve sorunların çözümünü geciktirebilirsiniz;
2. Bir mektup aldıysanız, bu, birisinin onu gönderip bir nedenden dolayı yaptığı anlamına gelir. Bu nedenle alınan mektupların mutlaka okunması gerekmektedir. Elbette burada spam dikkate alınmıyor;
3. Yöneticiyseniz çalışma gününüz, tüm gün boyunca yükleme yapmayan ve postaları otomatik olarak kontrol eden bir e-posta istemcisi başlatarak başlamalıdır. En az her 10 (veya daha iyisi 2 - 3) dakikada bir otomatik posta teslimi/alınmasını ayarlayın;
4. çok meşgulseniz ve bir mektup aldıysanız, kimden geldiğini, konuyu değerlendirin ve ona göz atın - bu, mektubun acil bir yanıt gerektirip gerektirmediğini veya biraz bekleyebileceğini hızlı bir şekilde anlamanıza yardımcı olacaktır;
5. İşleri ilerletmenin ve posta yığınları biriktirmemenin en basit ve en etkili yolu, mektuplara hemen yanıt vermektir. Bu nedenle, eğer kesintiye izin vermeyecek bir konuşma veya başka bir faaliyetle meşgul değilseniz, mektuba derhal yanıt verin.

“Kime”, “Cc”, “Bcc” Alanları

“Kime”, “Cc” ve “Bcc” alanlarını anlamalı, hatırlamalı ve doğru kullanmalısınız. Mektubu aldıktan sonra yapacağınız işlemler veya alıcının yapacağı işlemler buna bağlıdır.

1. "Kime". Soru gönderdiğinizde “Kime” alanında belirtilen muhataptan yanıt beklersiniz. Alıcı sizseniz yanıt vermelisiniz. Yani mektup ve içerdiği bilgi veya sorular doğrudan bu alanda belirtilen alıcıya yöneliktir.
2. "Kopyala". Bu alandaki alıcılara bilgi amaçlı mektup gönderilir veya “tanık olarak davet edilirler.” Kopyaların alıcısı genellikle mektuba yanıt vermemelidir. Üstelik böyle bir ihtiyaç olduğunda “Müdahale ettiğim için kusura bakmayın” cümlesiyle başlamak kibarlık sayılır.
3. "Gizli kopya". Mektubun “Bcc” alanında belirtilen kişiye gönderildiği asıl alıcı veya nüshalarda yer alan kişiler tarafından bilinmeyecektir. Bu alan aynı zamanda toplu posta göndermek için de kullanılır, böylece adres defteriniz tüm alıcılar tarafından bilinmez.

Yanıt verirken, "Tümünü yanıtla" düğmesini unutmayın - bu, ilk mektubun alıcılarının kopyalarını kaydeder ve cevabınız onlar tarafından geçilmez. İstediğiniz zaman istenmeyen alıcıları kaldırabilir veya başkalarını ekleyebilirsiniz.

Alınan mektubun "Kime" alanında ikiden fazla alıcı bulunuyorsa, bu, her ikisinin veya herhangi birinin yanıt vermesi gerektiği anlamına gelir. Kimin cevap vermesi gerektiğine karar verin. Ancak "Kime" alanında ikiden fazla alıcı bulunan mektupları gönderirken dikkatli olun: Herkese mektup gönderirseniz kimseden yanıt alamama riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Konu alanı

Bu alanı boş bırakmamalısınız. Yazıştığınız kişiler günde yüzlerce e-posta alabilir ve e-postanın içeriğinin önemini hızlı bir şekilde değerlendirmek için bu alanı kullanabilir.

Konu satırı mektubun konusunu kısaca yansıtmalıdır. “Soru”, “Merhaba!” gibi başlıklar veya boş başlıklar, iş yazışmalarında ya yeni başladığınızı ya da temel becerilerden yoksun olduğunuzu gösterir.

"Yazmanın Önemi"

Mektupta acil değişiklikler hakkında bilgi, sözleşme metni veya ilk önce dikkat etmeniz gereken başka bilgiler varsa, "yüksek" önemi kullanın, bu, gelen kutusunda mektubun vurgulanmasını sağlayacaktır.

• "Yüksek" önemi boşuna kullanmayın!
• Bir iş muhabirine yazılan kişisel bir mektup veya komik ve iş dışı bir resim veya bağlantı içeren bir mektup "düşük" önemle işaretlenmelidir.

Yanıt yazma

1. Bir selamlamayla başlayın, bu kibarlıktır.
2. Kişiyle aynı dili konuşun. Bu sadece Rusça/İngilizce dilini değil aynı zamanda metnin biçimini de ilgilendiriyor. Resmi bir mektuba verilen gayri resmi yanıt, yanıtlayana saygısızlıktır ve kişinin kendi düşük kültürünün bir göstergesidir.
3. Mobil cihazlardan e-posta gönderme dışında harf çevirisini kullanmayın. E-posta istemciniz Rusça dilini desteklemiyorsa veya kodlamalar bozuksa, lütfen yanıt metnini ekte ekleyin.
4. Bir iş mektubu kesin, spesifik ve özlü olmalıdır.
   • Kesinlik– Bahsettiğiniz ayrıntıları tam olarak belirtin (örneğin, toplantı tarihi, toplantı gündem maddesi, başka bir e-postanın tarihi ve konusu veya dosya adı).
   • özgüllük– mektupta alıcıdan TAM OLARAK NE istendiği açık olmalıdır.
   • Özlülük. Açıkça düşünen, açıkça konuşur ve alıcınız da bunu görür. Bu nedenle üç cümleyle yazılabilecek şeyleri üç sayfaya sığdırmamalısınız. Kısa ve öz bir iş metni kuruluk değil, zaman tasarrufu ve düşünce kesinliğidir.
5. Mektupta birden fazla soru, konu veya görev varsa bunları yapılandırın ve ayırın. Sürekli bir "sabun akışını" okumak zordur ve aslında mektubun ana sorusunu kaçırabilirsiniz.
6. Mektupta belirtilen istekleri mümkün olduğunca doğru bir şekilde yanıtlayın. Bir isteğin veya görevin cevabı "Hadi yapalım!" tamamlanmamış “Şu tarihe kadar yaparız”, “şu kadar gün içinde”, “şu şu olaydan sonra” daha kesin ve doğru bir cevaptır.
7. Metin hata içermemelidir! Yazım hataları korkunç değildir ancak kelimeleri her harfte yanlış yazarsanız, bu çok çabuk fark edilir hale gelir ve iş ortağı olarak imajınızda olumsuz bir iz bırakır.
8. Yazdıklarınızı okumadan asla mektup göndermeyin! Cevabınızı okuyun ve kısa, doğru, açık, spesifik olduğundan ve dil bilgisi hatası içermediğinden emin olun. Gerekli tüm alıcıların belirtildiğinden ve bunların "Kime" ve "Bilgi" alanlarına doğru şekilde yerleştirildiğinden emin olun. Dilbilgisi hatalarını kontrol edin.
9. Orijinal mektubun metnini alıntılayın.
10. Tam alıntı yaparken (cevabınız mektubun tamamına ise), cevabın metnini mektubun sonuna değil BAŞINA yazın!
11. Cevaplarınız madde madde ise alıntıyı üstte ve altta boş satırlarla ayırın.

Ekler

1. Mektuplara EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR formatlarındaki dosyaları eklemeyin; birçok e-posta istemcisi veya sunucusu bu tür ekleri sıkı bir şekilde engeller ve alıcı bunları asla okumaz. Bunları bir kabuktaymış gibi bir arşive (zip, rar) paketleyin ve bu forma ekleyin.
2. 2-3 megabyte'a kadar olan eklentilerin uyarı yapılmadan gönderilmesi normal karşılanıyor. Daha büyük bir ek göndermek istiyorsanız, muhabirinizle böyle bir dosyanın sunucusundan geçip geçmeyeceğini veya posta kutusuna sığıp sığmayacağını kontrol edin.
3. Şüpheli içerik yatırımlarından kaçının: Birincisi, muhabiriniz sizin zevklerinizi paylaşmayabilir, ikincisi ise posta sansürünün kullanıldığı bir kuruluşta çalışan bir kişinin başına bela açabilirsiniz.

Elektronik İmza

1. Buna sahip olmak faydalıdır (iletişim bilgilerinizi içerir) ve profesyonelliğinizi gösteren iyi bir formdur.
2. İmza 5-6 satırı geçmemelidir. En azından adınızı ve soyadınızı içermelidir. Ayrıca telefon numaranızı, e-posta adresinizi, şirketin adını ve fiziki adresinin yanı sıra web sitesinin adresini de belirtmeniz tavsiye edilir.
3. Elektronik imza için iki seçeneğiniz vardır: Tam imzalı inisiyatif (kendi) mektupları için

Bir iş mektubunun avantajları aşağıdaki gibi net bir yapıya sahip olmalıdır:

• hem sizin hem de alıcının zamanından tasarruf etmek;
• muhatabın mektubu okuyacağını ve özünü doğru anlayacağını garanti etmek;
• anlaşılır ve net bir cevap almak.

Bir iş mektubunun yapısı

Çekici

Mektubun başlığında bulunur ve muhatabın konumunu ve tam adını içerir. Resmi iş yazışmalarında standart adres büyük harfle ve sayfanın ortasında yazılan “Sevgili”dir. Ve sonra ne yazdıklarına ve kime yazdıklarına bağlı olarak birçok seçenek var. Bu nedenle, Rusya'da, Batı kurumsal kültürüne sahip şirketlerde insanlara adlarıyla ve soyadıyla hitap etmek gelenekseldir - sadece adıyla. Partnerinizi şahsen tanıyorsanız ona şu şekilde hitap edebilirsiniz: "Sevgili Andrey Petrovich", bilmiyorsanız "Sevgili Bay Smirnov." Bu arada, bir kişiye hitap ederken "Bay" kelimesi "Bay" olarak kısaltılamaz. Ve hiçbir durumda "Sevgili Bay A.P. Smirnov" yazmamalısınız. Ya “Andrey Petrovich” ya da “Bay Smirnov”.

Kraliyet ailesine, dini mezheplerin temsilcilerine, çeşitli ülkelerin başkanlarına ve parlamento üyelerine yazmıyorsanız kendinizi şanslı sayın. Onlar için resmi dönüşüm formülleri ve her rütbe için özel formüller var. Böyle bir mektubu göndermeden önce, seçilen mesajın muhatabın durumuna uygun olup olmadığını dikkatlice kontrol edin. Bu albay kadın olsa bile askeri personele nasıl yazılacağını hatırlamak çok daha kolay: "Sevgili Yoldaş Albay". Ancak "Bayanlar ve Baylar" adresi laiktir ve bunu bir moda salonunun açılışına davet için kullanmak daha iyidir. Birini bir iş sunumuna (örneğin, yeni sondaj kuleleri) davet ediyorsanız, yerleşik uygulamaya göre, herkes için "Sayın Baylar" ortak adresi kullanılır. Bu durumda kadınların da bu örgütte çalışmasının bir önemi yok.

Örnek:

CEO'ya
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Sevgili Pavel İlyiç!
veya
Sevgili Bay Dobrovolsky!

Önsöz

Mektubun amacını, sizi yazmaya sevk eden nedeni belirten ilk paragrafını oluşturur. Muhatap, önsözü okuduktan sonra mektubun özünü anlamalıdır Örnek: Size, firmanızın bize sağladığı mobilya üretimi için hammaddelerin kalitesinden duyduğum memnuniyetsizliği ifade etmek için yazıyorum ve eylemlerinize güveniyorum. durumu hızla daha iyiye doğru değiştirmeyi ve bize verilen kayıpları telafi etmeyi hedefliyoruz.

Örnek: Geçtiğimiz ay boyunca, bu yılın ikinci Haziran ayından itibaren, hammaddelerinizin her partisinin %10-15'i kusurlu oldu. Bu gerçekler şirketimizin uzmanları tarafından gerektiği gibi belgelendi. Bu mektuba belgelerin kopyaları eklenmiştir. Firmamızın kusurlu hammadde alımından kaynaklanan kayıpları yaklaşık 1 milyon ruble tutarındadır. Concord LLC ile beş yıldır işbirliği yapıyoruz ve şu ana kadar şikayet etmek için hiçbir nedenimiz olmadı. Bu durumda kayıplarımızın tam olarak tazmin edilmesi konusunda ısrar ediyoruz. Gerekirse reddedilen hammaddelerin ortak incelemesini yapmaya hazırız.

Çözüm

Yazılan her şeyin kısa bir özeti ve mektubun mantıklı bir sonucu için gereklidir.

Örnek: Eminim bu durumu anlayacaksınız ve yakın gelecekte işbirliğimiz normale dönecektir.

İmza

Mektup, muhatabın imzasıyla (pozisyon + tam ad) bitiyor ve bunun önünde standart kibar "Saygılarımla" ifadesi yer alıyor. Seçenekler de mümkündür: "Saygılarımla", "Verimli işbirliği umuduyla", "İşbirliğiniz için şükranlarımızla" vb. Bir mektubu imzalarken muhatabın ve muhatabın rütbesini dikkate almak önemlidir. Genel müdüre gönderilen yazının ayrıca genel müdür veya en azından vekili tarafından da imzalanması gerekir. Bu durumda imzanın kod çözümüne uygun olması gerekir: Müdür yardımcısının, müdürün soyadının yanına eğik çizgi koyması ve kendi adıyla imza atması durumu kabul edilemez.

Örnek: Saygılarımla, Zarya mobilya fabrikası Genel Müdürü A.D. Kiselev

Not:

Postscript (P.S.) - imzadan sonra bir mektubun sonunda yer alan bir postscript - ticari yazışmalarda oldukça nadiren kullanılır. Mektubun yazılmasından sonra meydana gelen önemli bir olay hakkında muhatabı bilgilendirmeye veya mektubun konusuyla dolaylı olarak ilgili olan bilgileri ona aktarmaya yarar.

Örnek 1: Not: 3 saat önce alınan bir hammadde partisindeki kusur yüzdesinin %17'ye yükseldiğini size bildiriyorum!

Örnek 2: Not: Hammadde alım bölüm şefimiz yarın saat 14:00'te işletmenizde uzmanlarınız ile buluşacak.

Uygulamalar

Ekler, mektubun ana metnine isteğe bağlı bir eklentidir ve bu nedenle ayrı sayfalarda düzenlenir - her ek kendi sayfasındadır. Bunları yazmanın hiçbir kuralı yoktur.

Ticari yazışmalar için standart ifadeler

Bildirimler

• Sevkiyattaki gecikmenin şu nedenlerden dolayı meydana geldiğini size bildiririz:
• Fabrika yönetiminin bir karar aldığını bildirmek isteriz...
• Teklifinizin kabul edildiğini size bildiririz.
• Size şunu bildiririz ki...
• Size şunu bildirmek isteriz ki...
• Ne yazık ki yapamayacağımızı size bildiririz...

Motifleri açıklayan ifade modelleri (Standart bir iş mektubunun başında en sık kullanılan ifadeler)

Protokol uyarınca...
• Mülkiyetin korunmasını güçlendirmek için...
• Talebinize yanıt olarak...
• Telefon görüşmemizi onaylamak için...
• Anlaşmamızı onaylamak için...
• Teknik yardım sağlamak için...
• Zor durumdan dolayı...
• Ortak çalışma kapsamında...
• Müşterinin mektubuna göre...

Yazar tüzel kişi ise, eylemler aktarılır:

1. Üçüncü tekil şahıs örneğin:
   • Zarya fabrikasının umrunda değil...
   • Rus-İngiliz ortak girişimi Soyuz K şunları sunuyor:
   • Naiv kooperatifi garanti ediyor...
2. Örneğin üçüncü çoğul şahıstan: Zarya fabrikasının yönetim ve sendika komitesi ciddi bir şekilde şunu soruyor...
3. Birinci çoğul şahıs:
   • Lütfen...
   • Onaylıyoruz...
   • Biz bilgilendiririz...

Yazar bir birey ise, eylemler aktarılır:

1. Örneğin birinci tekil şahıs:
   • Bilginize…
   • Sormak…
   • sizi bilgilendiriyorum...
2. Birinci çoğul şahıs, örneğin:
   • Onaylıyoruz...
   • Telgrafınızı aldık...
   • Tebrikler...
   • Destekliyoruz...

Rica etmek

• Lütfen işin ilerleyişini kontrol edin...
• Lütfen harekete geçin…
• Lütfen performans verilerini sağlayın...

Belgeleri veya maddi varlıkları gönderme

• Makine montaj çizimlerini gönderiyoruz...
• İlgilendiğiniz belgeleri taahhütlü posta yoluyla gönderiyoruz...
• İmzaladığımız sözleşmeyi size gönderiyoruz...

Onayla

• Siparişinizi aldığımızı minnetle anlıyor ve uygulamaya geçiyoruz...
• Şartnamelerin alındığını onaylıyoruz...
• Zarya fabrikası ekipman tedarik şartlarını doğruladı...

Teklif

• Size teklif edebiliriz …
• Sizi satın almaya davet ediyoruz…
• Size tavsiye edebiliriz...

Davet

• Sizi projenin tartışmasına katılmaya davet ediyoruz...
• Lütfen sorunun tartışılmasına katılın...
• Şirketinizin bir temsilcisini ziyarete davet ediyoruz…

Teklifin (projenin) reddi ve reddi

• İnşaat projeleri için gönderdiğiniz taslak tapu listesi aşağıdaki sebeplerden dolayı tarafımızdan onaylanamamaktadır.
• Teklifiniz (projeniz) aşağıdaki nedenlerden dolayı reddedildi...

Hatırlatma

• Ortak çalışma planına göre yapmanız gerekenleri hatırlatırız...
• Size şunu hatırlatmak isteriz ki... Yapmanız gerekenler...
• Ödenmemiş ödemenizin şu kadar olduğunu hatırlatırız:
• Makale gönderim süresinin dolduğunu hatırlatırız...

Garantiler

• Ödeme garantisi veriyoruz.
• Son teslim tarihlerini garanti ediyoruz.
• Ürünlerin kalitesini garanti ediyoruz.

Kişinin kendi konumunun yorumlanması

• Bu konudaki çağrılarımız olumlu sonuç vermedi.
• Tasarıma hiçbir itirazımız yok.
• Aşağıdaki nedenlerden dolayı ürünleri size teslim edemiyoruz:...

Diğer tarafın eylemlerinin yorumlanması

• Böyle bir gecikme...
• Fabrikanızın kalıp sevkiyatını neden geciktirdiği tamamen açıklanamaz...
• Verdiğiniz sözler tutulmuyor.

Son sözler

• Talebimizin yerine getirileceğini umuyoruz.
• Daha fazla işbirliğini sabırsızlıkla bekliyoruz.
• Başarı dileklerimle.
• Cevabınızı geciktirmemenizi rica ederiz.
• Yanıttaki gecikmeden dolayı lütfen bizi affedin (bir hata nedeniyle).

İş Yazışmalarına İlişkin Etik Standartlar

Ticari yazışmalar, diğer tüm insan etkileşimi biçimleri gibi, bir dizi etik kural ve norma dayanır; bunlardan en önemlisi "ORTAĞINIZA DOĞRULUK VE SAYGI"dır. Mektubun amacı şikayeti dile getirmek olsa bile metninin karşı tarafı rahatsız edecek kaba sözler veya yanlış ifadeler içermemesi gerekir. Alıcınızın onurunu korumaya özen göstererek, kendinizinkini de korursunuz.

• Mesaja bir ret beyanıyla başlayın. Öncelikle alınan kararın gerekçesini belirtmeli ve belirli koşullar altında konunun tekrar değerlendirmeye alınabileceğini açıkça belirtmelisiniz;
• Muhataba sorunun beklenen sonucunu empoze edin, örneğin: "Lütfen konuyu olumlu bir şekilde inceleyin ve çözün" veya "Lütfen bu adaylığı onaylayın"
• “Acil”, “hemen”, “daha ​​kısa sürede” sözcükleriyle muhatabı karar alırken acele etmeye teşvik etmektedir. “Sizden şu tarihe kadar cevap vermenizi rica ediyorum”, “Kararınızı derhal bana bildirmenizi rica ediyorum” görgü kuralları formüllerini kullanmak daha iyidir.
• muhatabına hayali dikkatsizliği, beceriksizliği hakkında ipucu vererek mektubun metnine "Dikkatle incelemeyi öneriyorum ..." gibi bir ifade kattı.

İş mektubu alıcısı için etik standartlar açısından zorunlu gereklilikler şunlardır:

• bir talep mektubu veya teklif mektubunun, üzerlerinde yer alan yanıt bilgileri ile birlikte yazara iade edildiği yanıt formunun reddedilmesi;
• Gönderen kuruluşa hızlı ve net yanıt verilmesi. Gecikme veya yanıt vermeme işbirliği yapılmaması olarak değerlendirilebilir.

Yukarıda listelenen ticari yazışmaların etik standartlarına uymak, herhangi bir başarı göstermenizi gerektirmeyecek ve zamanla kolay ve alışkanlık haline gelecektir. Dahası, size incelikli bir kişi olarak itibar kazandıracak ve hatta rakiplerinizi nasıl müttefike dönüştüreceğinizi öğretecektir.

İş mektubu yazmak için genel kurallar

Yapıya ek olarak, yetkin bir iş mektubunun bir diğer önemli bileşeni de düzgün tasarımıdır.

Bilgi postası

Bilgi postası- Bu, muhatabına resmi bilgileri bildiren resmi bir mektuptur.

Haber bülteninin uzunluğu bir paragraftan birkaç sayfaya kadar değişmektedir.

Kural olarak, bilgi mektupları kuruluşun başkanı tarafından imzalanır ve toplu postalama durumunda (örneğin, şirketin tüm müşterilerine) hiçbir şekilde manuel imza içermeyebilir.Bilgi mektupları genellikle standarttır. doğa.

Bir soruşturma– Her türlü resmi bilgi veya belgeyi almak için gönderilen resmi yazı.

Genel olarak soruşturma mektupları, talep mektuplarıyla aynı şekilde hazırlanır. Talep mektupları genellikle kuruluş başkanı veya resmi olarak yetkili bir yetkili tarafından imzalanır.

Talep mektubunun metni, materyal veya bilgi sağlama ihtiyacının gerekçesini ve talebin fiili beyanını içermelidir.

Talep mektubu bir cevap mektubu gerektirir.

Yanıt mektubu

Cevap mektubu, bir soruşturma mektubuna veya talep mektubuna yanıt olarak yazılan bir hizmet mektubudur.

Cevap olumsuz (red mektubu) veya olumlu olabilir.

Cevap mektubunun metni, istek mektubunun dil açısından doğru yazılması koşuluyla, yazarın girişim mektubunda kullandığı dil ve kelime dağarcığının aynısını kullanmalıdır.

Cevap mektubunun metnine, alınan mektuba bağlantı eklememelisiniz (“_______#__…” tarihli mektubunuza).

Girişim mektubuna ilişkin bilgi, yanıt mektubunun kayıt numarasında yer almaktadır. Bir ret mektubuna, ret gerekçesi ile başlamanız tavsiye edilir: "Şununla bağlantılı olarak...", olumsuz bir yanıtın gerekçelendirilmesi gerektiğinden, bunu yapamazsınız. açıklama yapmadan bir isteği reddetmeniz yeterlidir.

Onay mektup

Onay mektubu, muhatabın daha önce varılan anlaşmaları, niyetleri, bilgi, belge veya diğer materyalleri vb. aldığını teyit ettiği resmi bir mektuptur.

Bu tür mektubun anahtar dil formülü şudur: "Onaylıyoruz (belgelerin alınması, ön anlaşma, onay ...)."

Bir ön anlaşmayı onaylarken, mektubun metni onun özünü kısaca özetlemelidir.

Belgelerin alındığı onaylanırsa, onlara isim vb. belirtmelisiniz. Onay mektubu bir istek, dilek veya teklifle bitebilir.

Şikayet mektubu

Şikayet mektubu, amacı muhatabına bir şikayeti veya memnuniyetsizliği ifade etmek olan inisiyatifli bir iş mektubudur.

Sonuç olarak, durumun düzeltilmesine yönelik spesifik dilekler veya öneriler ifade edilmelidir.

Teminat mektubu

Teminat mektupları, yazarın (gönderen kuruluşun) şu veya bu şekilde muhatabın çıkarlarını etkileyen belirli vaatlerini veya koşullarını, niyetlerini veya eylemlerini teyit etmek için muhatabına yazılı garantiler sağlamayı amaçlamaktadır.

Teminat mektupları bir kuruluşa veya bir kişiye yöneliktir. Mektup metninde “garanti” kelimesi hiç geçmeyebilir ancak mektup, garanti içeren bir belge olarak kalacaktır.

Yapılan işin ödemesi, tamamlanma zamanlaması, işin kalitesi, ürünün kalitesi, teslimatın zamanlaması, alınan ürünlerin ödenmesi vb. gibi hususlar garanti edilebilir.Bu hususlar sözleşmenin içeriğini oluşturabilir. mektubun tamamı veya bileşeni olarak mektubun metnine dahil edilebilir.

Teminat mektupları doğası gereği kesinlikle yasaldır ve statü olarak sözleşme niteliğindeki belgelere karşılık gelir. Çoğu zaman, ödemeyi onaylamak için teminat mektupları düzenlenir.

Bu durumda ödemenin hangi sözleşmeye göre yapılması gerektiğini sözleşme numarası ve faturanın belirtilmesi zorunludur.

Teminat mektupları açıklık, doğruluk ve net ifadelerle ayırt edilir - çünkü muhataba bir kuruluş veya yetkili adına ve adına garanti vermekten bahsediyoruz. Yapılacak işlemin türünü belirtmelidir.

Bu tür mektuplar, muhataba sağlanan garantilerin özünü açıklayan bir ifadeyle başlayabilir, örneğin: "Bu mektupla garanti ediyorum...".

Diğer durumlarda, bir teminat mektubu, yazarın muhatabına belirli garantiler sağlamaya hazır olduğunu beyan etme niyetinin ardındaki nedenlerin bir açıklamasını içerebilir. Bu durumda ilgili ifade son cümlede formüle edilir, örneğin: "Ödemeyi garanti ediyoruz" veya "Zamanında ve tam ödemeyi garanti ediyorum."

Bu tür mektupların bir özelliği, yazarın (örneğin bir kuruluşun yöneticisi) imzasının yanı sıra, mali veya diğer konulardan doğrudan sorumlu olan bir yetkilinin imzasının da bulunmasıdır. Bir satın alma, verilen hizmet vb. için ödeme yükümlülüğü olarak bir teminat mektubu gönderilirse, ödemeyi yapan kuruluşun banka bilgilerinin belirtilmesi gerekir.

Teminat mektubunun anahtar ifadesi aşağıdaki kelime ve ifadeleri içerebilir:

• Garanti ediyoruz...
• Bunu garanti ediyoruz...
• Ortak şirket garanti eder...
• Lütfen adresimize kapıda ödemeli olarak gönderin (garanti türü)…
• Ödeme garantisi veriyoruz...
• Bu vesileyle garanti ediyoruz...

Özet

Özgeçmiş, bir uzmanın işverene en eksiksiz ve avantajlı sunumunu sağlamayı amaçlayan bir tür iş mektubudur.

Özgeçmiş yazarken bir takım kurallara kesinlikle uymalısınız:

1. Kendinizi tanıtın
2. Eğitim
3. deneyim
4. İstenilen maaş seviyesini belirtmem gerekiyor mu?
5. Kendim hakkında ek bilgi vermem gerekiyor mu?
6. Kişisel ayrıntılara mı ihtiyacınız var?
7. Özgeçmişinizi işverenin gereksinimlerine göre uyarlayın
8. İş gezilerine karşı tutum
9. Önerilerin kullanılabilirliği
10. Ön yazı

Tüm şirketlere değişiklik yapılmadan gönderilebilecek, tüm durumlar için tek bir özgeçmiş yoktur ve olamaz.

Her seferinde öncelikle yeni bir işte hangi niteliklere değer verileceğini düşünmeli ve özgeçmişinizi bunlara göre değiştirmelisiniz.Özgeçmişte sunulan bilgilerin güvenilir olması gerekir. Özgeçmişinizde boş nokta bırakmayın.

Ve en önemlisi özgeçmiş kısa olmalıdır: bir ila bir buçuk sayfayı geçmemelidir. Açıkça formüle etme ve kısaca sunma yeteneğiniz, yüksek düzeyde bir genel kültürün göstergesidir.

Özgeçmişinizde fotoğraf bulunması memnuniyetle karşılanır.

1. Kuruluştaki gerçeğin ve çalışma koşullarının teyidi, tutulan pozisyonlar ve gerçekleştirilen sorumluluklar hakkında kısa bilgi (özel bir kişiden gelen tavsiye mektubu için bu paragraf, mektubun yazarının bu işi ne kadar süreyle ve hangi sıfatla bildiğini gösterir) önerilen kişi). Sorumluluk listesi önerilen kişinin niteliklerini belirtmelidir. Önerilen kişinin çeşitli pozisyonlarda bulunması durumunda, tutulan pozisyonlara ve gerçekleştirilen iş sorumluluklarına ilişkin veriler her zaman aralığı için belirtilir. Örnek: Sidorov Vladimir Aleksandrovich, Vector şirketinde 12 Mart 1998'den 16 Mart 2002'ye kadar, 12 Mart 1998'den 16 Mart 2002'ye kadar - ticaret ve satın alma departmanı müdürü olarak, 17 Mart - 25 Kasım 2002 arasında - olarak çalıştı. aynı departmanda üst düzey yönetici. Bir yönetici olarak sorumlulukları, bileşen tedarikini organize etmekten ve üst düzey bir yönetici olarak bileşen tedarik eden şirketler ile üretim arasındaki etkileşimi organize etmekten oluşuyordu.
2. Tavsiye edilen profesyonel, ticari ve kişisel niteliklerin ve organizasyondaki çalışması sırasında elde edilen başarıların kısa bir açıklaması. Güvenilir, yetkin, vicdanlı vb. gibi genel kelimeleri bir kenara bırakıp, önerilen kişiyi mesleki nitelikleri ve belirli görevlerle başa çıkma becerisi açısından karakterize eden belirli gerçeklere odaklanmalısınız.Burada bilgi düzeyi gibi kategorilere odaklanabilirsiniz. ve temel görevleri yerine getirmede sıkı çalışma, standart dışı görevlerle baş etme yeteneği, yaratıcılık, inisiyatif, öğrenme yeteneği, çeşitli durumlara uyum sağlama yeteneği, duygusal istikrar, liderlik nitelikleri.Burada ayrıca önerilen kişinin yaklaşık bir karşılaştırmasını da verebilirsiniz. Meslektaşlarının çalışmaları ile birlikte çalışır, en önemli başarıları gösterir, bizzat kendisi tarafından geliştirilen ve uygulanan projeler. Örnek: Yazılıma bağımsız olarak hakim oldu, iş görüşmelerini bağımsız ve başarılı bir şekilde yürüttü, astlarını etkin bir şekilde denetledi vb.
3. İş değiştirme nedenleri (kuruluştan ayrılmak, başka bir yere taşınmak). Bu, kuruluşun profilinde bir değişiklik, bir bölümün kapatılması, kuruluşta personel değişikliği, ikamet değişikliği vb. olabilir.
4. Sonuçlar. Önerilen kişinin yeterliliği, iş nitelikleri, yaratıcı potansiyeli ve kariyer fırsatlarına ilişkin kısa ve spesifik bir değerlendirme. Belirli bir pozisyon veya pozisyonları işgal etmeye yönelik öneriler (bazı durumlarda, bir kişiyi istenen pozisyon için ne ölçüde tavsiye ettiğinizi burada belirtmeniz önerilir: koşulsuz, güçlü, bazı çekincelerle, tavsiye etmiyorum). Örnek: Vladimir Aleksandrovich Sidorov teknoloji konusunda akıcıdır... (sunucu yazılımıyla çalışma konusunda geniş deneyime sahiptir... veya...kurumsal müşterilerle bağımsız olarak çalışabilir...vb.). Sayın Sidorov'un, orta düzey bir işletmenin bilgisayar departmanı başkan yardımcısı, bölüm başkanı olarak çalışan bir bölüm başkanının görevlerini etkin bir şekilde yerine getirebileceğine inanıyorum.
5. Mektubu imzalayan kişinin iletişim bilgileri. Bu nokta özellikle özel kişiler tarafından yazılan tavsiye mektupları için geçerlidir, çünkü yeni bir işverenin tavsiye mektubunu okuduktan sonra bazı ayrıntıları açıklığa kavuşturmak istemesi oldukça muhtemeldir.

basın bülteni

Basın bülteni, medyaya yönelik bir bilgi mesajıdır ve amacı belirli bir olaya (gerçekleşmiş veya yaklaşan) dikkat çekmek ve bu olayın medyada yer almasını en üst düzeye çıkarmaktır.

Basın bültenleri şirket ve kuruluşların basın servisleri tarafından derlenip gönderilir ve belirli yazım kuralları vardır:

• belgenin başlığında “Basın açıklaması” ibaresi yer almalı ve dağıtım tarihi belirtilmelidir;
• basın bülteninin başlığı, konusunu ve bilgilendirme mesajının mesajını mümkün olduğunca açık bir şekilde yansıtmalıdır;
• basın bülteni başlığının özü alt başlıkta daha ayrıntılı olarak açıklanabilir (ancak varlığı gerekli değildir);
• basın bülteninin ilk paragrafı mutlaka aşağıdaki bilgileri içermelidir: ne, nerede ve ne zaman oldu (olacak);
• Basın bülteninin hacmi daktiloyla yazılmış metnin bir buçuk sayfasını geçmemelidir. Bu durumda, kuruluşun antetli kağıdının imzası ve altbilgileri de dahil olmak üzere kendinizi tek bir sayfayla sınırlamanız önerilir;
• basın bülteni, kuruluşun sorumlu konuşmacıları olan haber yapımcılarından alıntılar içerebilir;
• basın bülteni kuruluşun antetli kağıdına hazırlanmıştır;
• Basın bülteninin imzası, basın bülteninin konusu hakkında ek bilgi sağlayabilecek ilgili kişinin tam adını ve iletişim bilgilerini içermelidir: telefon (tercihen cep telefonu), e-posta, ICQ numarası.

Tebrik mektubu

“Tebrikler” formatı kişisel ticari yazışma kategorisine aittir.

Bir tebrik formu veya kartpostal üzerine hazırlanmıştır ve hazırlanmasında yaratıcı bir yaklaşım geçerli olabilir ve olmalıdır. Bu hem mektubun metni hem de tasarımı için geçerlidir.

Tebrikler kişisel (doğum günün kutlu olsun) veya toplu (örneğin, Yeni Yılınız Kutlu Olsun) olabilir.

İlk durumda, muhatabın adresi kişisel olmalıdır - isme ve soyadına göre; ikinci durumda genel olabilir, örneğin “Sevgili dostlar!”

Her iki durumda da, gönderenin tebrikleri bizzat imzalaması gerekir (toplu tebrikler gönderilirken faks kullanılır).

Kişisel tebrikler

Toplu tebrikler

Davet mektubu

“Davetiye” formatı kişisel ticari yazışma kategorisine aittir.

Resmi antetli kağıt veya kartpostal üzerinde düzenlenir ve muhatabı, katılmaya davet edildiği belirli bir özel etkinlik hakkında bilgilendirmeyi amaçlamaktadır.

Davetiye, etkinliğin yeri ve saatinin yanı sıra adını da içermelidir.

Davetiyede kabul edilebilir kıyafet kuralları (örneğin siyah ve kravat) ve davetin uygulanacağı kişi sayısı belirtilmelidir.

Kural olarak, bir davet doğası gereği kişiseldir, ancak halka açık etkinlikler sırasında kişisel olmayabilir.

Kişisel davet

Toplu davet

Şükran mektubu

“Teşekkür ederim” formatı kişisel ticari yazışmalar kategorisine aittir ve muhatabına şükranlarını ifade etmeyi amaçlamaktadır.

Kural olarak, şükran kuruluşun resmi antetli kağıdında yayınlanır, ancak kartpostal olarak da verilebilir.

Teşekkür mektubunun metni, göndereni muhatabına şükranlarını ifade etmeye sevk eden olaya atıfta bulunularak kısa, samimi ve resmi bir üslupla yazılmıştır. İstenirse muhatabın diğer erdemleri de sıralanabilir.Şükran, gönderenin kişisel imzası ve bazı durumlarda kuruluşun mührü ile belgelenir.

Örnek: Büyük Britanya Başbakanı'nın SSCB Halk Komiserleri Konseyi Başkanı'na Mesajı (25 Nisan 1942) “23 Nisan tarihli mesajınız için size çok minnettarım. Birlikte pek çok yararlı iş yapabileceğimize emin olduğum Sayın Molotov'un ziyaretini elbette memnuniyetle karşılayacağız. Çok değerli olacağına emin olduğum bu ziyarete izin vermenize çok sevindim.”

Taziye Mektubu

“Başsağlığı” formatı, kişisel iş yazışmaları kategorisine aittir ve muhatabına başka üzücü bir olay veya kayıpla ilgili empati ve destek ifade etmeyi amaçlamaktadır.

Taziye mesajı yazarken, alıcının acısına gerçekten destek olabilecek doğru samimi kelimeleri seçmek çok önemlidir.

Aynı zamanda yaşananlara ilişkin duygularınızı ve deneyimlerinizi de ifade etmeniz önemlidir.

Taziyeler, resmi antetli kağıtta veya özel bir kartpostalda gizli ve doğru bir üslupla yayınlanır ve gönderenin kişisel imzasıyla onaylanır.

İş mektubu- Hem tüzel kişiler hem de bireyler olabilen iki muhabir arasındaki mesafe üzerinden iletişim, bilgi aktarımı için kullanılan bir belge.

Faaliyetlerinin doğası gereği bir yöneticinin veya yönetim uzmanının çok sayıda iş mektubu yazması gerekir.

İş mektupları özellikleri, özgeçmişleri, tavsiye mektuplarını, hatırlatma ve şükran mektuplarını, röportaj veya sunuma davet mektuplarını, ret mektuplarını, iddia beyanlarını, şikayetleri vb. içerir.

Bir iş mektubu nasıl doğru yazılır?

• bir iş mektubunun kağıdı kaliteli, kesinlikle temiz ve düzgün bir şekilde kesilmiş olmalıdır;
• İş mektubu formunun kuruluşun logosunu, tam adını, posta ve telgraf adreslerini, telefon, faks, e-posta ve banka bilgilerini içermesi arzu edilir;
• resmi iş mektupları sayfanın ön yüzüne işaretsiz olarak basılmıştır; birincisi dışındaki tüm sayfalar Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır;
• Sayfanın sol tarafındaki kenar boşluğunun genişliği en az 2 cm olmalıdır, paragraf, çizginin sol kenarından beş aralık geriye doğru uzanan kırmızı bir çizgiyle başlar; metin bir buçuk ila iki aralıklarla yazdırılır; Kelime kaydırmadan kaçınılması tavsiye edilir;
• iş mektubunun sağ üst köşesinde, gönderen kuruluşun adresinin altında tarih tercihen tam olarak belirtilir (örneğin, 2 Ocak 2007);
• Kağıdın sol tarafına kuruluşun adı veya iş mektubunun gönderildiği kişinin soyadı ve adresi yazılır;
• altta, çizginin kenarından veya sayfanın ortasından kibar bir adres yazılır; örneğin, “Sevgili İvan İvanoviç”; bir adresten sonra virgül gereklidir, ancak bir ünlem işareti genellikle bir sonraki ifadeye kırmızı çizgi ve büyük harfle başlamak için kullanılır;
• iş mektubu, işbirliği için şükran sözleriyle ve bunun devamı yönündeki umutları ifade ederek sona eriyor;
• İmza kağıdın sağ tarafına konulur, son nezaket cümlesinden sonra, örneğin “Saygılarımla…”, imzalayanın soyadı el yazısı imzasının altına yazılır;
• gelen her türlü yazışmaya ilişkin kararlar kurşun kalemle veya ayrı kağıtlar üzerinde yapılmalıdır; bir iş mektubu, içinde metin olacak şekilde katlanır ve büyük, kalın zarflarla gönderildikleri en önemli iş mektupları katlanmaz;
• telgraf talebine 3 gün, iş mektubuna - 10 gün içinde cevap verilmelidir; Talebin detaylı değerlendirilmesi gerekiyorsa, iş mektubunun dikkate alındığını 3 gün içinde bildirmeli ve 30 gün içinde nihai yanıt vermelisiniz.

• Düşüncelerin sunumunun doğruluğu ve netliği - kısa kelimeler, kısa ifadeler, kısa paragraflar
• Metnin anlaşılması için maksimum erişilebilirliği, özü doğru ve açık bir şekilde ifade eden basit ifadelerin kullanılması
• okuryazarlık
• doğruluk

1. Mektup, beyaz kağıda veya açık renkli kağıda A4 (210 x 297 mm) veya A5 (148 x 210 mm) formatında yazdırılır.

2. Sayfada en az şu alanlar bulunmalıdır:

20 mm - sol;

10 mm - sağ;

20 mm - üst;

20 mm - daha düşük.

Mektubun tarihi imzalandığı tarihtir. Tarih, Arap rakamlarıyla şu sırayla yazılır: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, bir noktayla ayrılmış iki çift Arap rakamıyla yazılır; yıl - dört Arap rakamı.

4. Giden numara.

Mektubun kayıt (giden) numarası, isteğe bağlı olarak bir indeks (örneğin, yön başının baş harfleri) ile desteklenebilen seri numarasından oluşur. İki veya daha fazla bölüm tarafından ortaklaşa derlenen bir mektubun kayıt numarası, bu bölümlerin her birinin mektubunun kayıt numaralarından eğik çizgiyle ayrılmış olarak oluşur.

6. Muhatap

Alıcı kuruluşlar, bunların yapısal bölümleri, yetkililer veya bireyler olabilir. Bir yetkiliye mektup gönderilirken, adın baş harfleri soyadından ÖNCE belirtilir. Aday durumda kuruluşun adı ve yapısal birimi belirtilir.

Örneğin:

LLC "Şirket "Adı"

Planlama Departmanı

Mektubun gönderildiği kişinin konumu datif durumda belirtilir, Örneğin:

CEO'ya

LLC "Şirket "Adı"

A.A. İvanov

LLC "Şirket "Adı"

Planlama Departmanı

B.B. Petrov

Mektup dörtten fazla muhatap içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhatapların önünde “Kopyala” kelimesi belirtilmez. Alıcı sayısı daha fazlaysa bir posta listesi oluşturulur.

"Alıcı" özelliği bir posta adresi içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kuralların belirlediği sırayla belirtilir.

Bir kuruluşa mektup gönderirken önce adını, ardından posta adresini belirtin. Örneğin:

LLC "Şirket "Adı"

Yaroslavsky Bulvarı, 12, Yaroslavl, 150001

Bir kişiye mektup gönderirken, alıcının soyadını ve adının baş harflerini, ardından posta adresini belirtin, Örneğin:

Sidorov V.V.

st. Svobody, 5, daire. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Mektubun metni

Mektubun metni bir tablo, tutarlı bir metin veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanmıştır.

Tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isimle ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satırların alt başlıkları başlıklarla tutarlı olmalıdır. Tablonun birden fazla sayfaya basılması durumunda tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalara yalnızca bu sütunların numaraları basılmalıdır.

Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm mektubu yazmanın nedenlerini, gerekçelerini, hedeflerini, ikinci (nihai) - kararları, sonuçları, talepleri, önerileri, tavsiyeleri belirtir. Metin son bir bölüm içerebilir (örneğin, açıklaması olmayan bir talep).

Diğer kuruluşların belgeleri esas alınarak hazırlanan mektup metninde bunların ayrıntıları belirtilir: belgenin adı, kuruluşun adı - belgenin yazarı, belgenin tarihi, belgenin kayıt numarası, unvanı Metin.

Mektupta aşağıdaki sunum biçimleri kullanılmıştır:

Birinci çoğul şahıs ( “lütfen gönderin”, “değerlendirmeye gönderin”);

Birinci tekil şahıs ( “Gerekli görüyorum”, “lütfen vurgulayın”);

Üçüncü tekil şahıs ( “toplum itiraz etmiyor”, “Name” LLC bunun mümkün olduğunu düşünüyor”).

8. Başvuru

Mektubun metninde adı geçen ekin varlığını belirten bir not düzenlenir Aşağıdaki şekilde:

Uygulama: 5 l için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, sayfa sayısını ve kopya sayısını belirtin; birden fazla başvuru varsa numaralandırılır, Örneğin:

Ek: 1. 5 l için kira sözleşmesi. 2 kopya halinde.

2. 1 litre için devir ve kabul belgesi. 2 kopya halinde.

Başvurular ciltlenmişse sayfa sayısı belirtilmez.

Eki bulunan yazıya başka bir belgenin eklenmesi halinde, ekin varlığını belirten bir not düzenlenir. Aşağıdaki şekilde:

Ek: Rusya Federasyonu İçişleri Bakanlığı'nın 05.05.2007 N 02-6/172 tarihli yazısı ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvurunun belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmemesi durumunda, başvurunun uygunluğunu belirten bir not düzenlenir. Aşağıdaki şekilde:

Uygulama: 3 l için. 5 kopya halinde. yalnızca ilk adrese.

9. İmza

“İmza” detayı şunları içerir: mektubu imzalayan kişinin pozisyonunun başlığı (mektup antetli kağıda yazılmamışsa ve antetli kağıda hazırlanmış bir mektup için kısaltılmışsa dolu) ve imzanın transkripti ( adının baş harfleri, soyadı), Örneğin:

Bir mektup birden fazla görevli tarafından imzalandığında, imzaları, bulundukları pozisyona uygun sırayla alt alta konulur. Örneğin:

Bir belgenin eşit konumdaki birden fazla kişi tarafından imzalanması sırasında imzaların aynı seviyede olması, Örneğin:

10. Yazdır

Mühür baskısı, bir yetkilinin, FİNANSAL fonlarla ilgili gerçekleri kaydeden kişilerin haklarını belgeleyen belgelerde ve ayrıca gerçek bir imzanın onayını SAĞLAYAN diğer belgelerde imzasının gerçekliğini doğrular.

11. Sanatçı

Vasiye ilişkin işaret, belgeyi icra edenin adının baş harflerini, soyadını ve telefon numarasını içerir. Belgenin son sayfasının ön veya arka yüzüne, sol alt köşeye, icracı hakkında bir işaret konulur, Örneğin:

İster devlete ait bir tesis, ister küçük bir mağaza veya büyük bir holding şirketi olsun, herhangi bir kuruluşun er ya da geç yazışmalara girmesi gerekir. Bunu yapmak için bir iş mektubunu doğru şekilde yazabilmeniz, biçimlendirebilmeniz ve gönderebilmeniz gerekir. Bu yazımızda iş mektubu türlerini inceleyip bu belgenin temel detaylarının nasıl hazırlanacağından bahsedeceğiz.

Öncelikle ne tür iş mektuplarının mevcut olduğunu tanımlayalım. Sonuçta, buna bağlı olarak mektup yazmanın kuralları farklılık gösterir: ne yazmalı, nasıl yazmalı, kime yazmalı vb.

Birkaç düzine iş mektubu türünü listeleyebilirsiniz, ancak en yaygın olanları şunlardır:

• bilgi postası;
• ön yazı;
• teminat mektubu;
• teşekkür mektubu;
• şikayet;
• iddia;
• teklif (ticari değil);
• Reklam teklifi;
• davet;
• tebrik;
• özür;
• İleti;
• ifade;
• Onayla;
• uyarı;
• bildiri;
• hatırlatma;
• öneri;
• ret;
• emir;
• rica etmek;
• referans;
• rica etmek;
• iş teklifi.

Ayrı bir mektup kategorisi daha var - bunlar adli mektuplar. Bu tür mektuplarla yalnızca avukatlar ilgilendiğinden ve onlar bu tür mektupları yazmak konusunda çok şey bildiklerinden bunları dikkate almayacağız. Kuruluşun diğer tüm çalışanlarının, özellikle de postayla çalışanların bilmesi gereken her şey: Böyle bir mektupla karşılaşırsanız ("adli" olarak işaretlenmiştir), hem zarfı hem de mektubu saklayın.

İş mektubu: yapı

Bir iş mektubu, diğer şeylerin yanı sıra, aşağıdaki bölümlerden oluşan net bir yapıya sahip olması nedeniyle normal bir mektuptan farklıdır:

1. Varış noktası.
2. Mektup konusu.
3. Başlık veya itiraz.
4. Giriş kısmı.
5. Ana bölüm.
6. Son bölüm.
7. Başvuru (varsa).
8. İmza.
9. İcracı.

Bu, iş mektupları için en yaygın formattır, ancak elbette bazı noktalar değiştirilebilir.

Varış noktası

Bu, mektup yazdığımız kişidir. Burada şirketin, yöneticisinin veya şu anda yazıştığınız yetkilinin adını belirtebilirsiniz. Bir kuruluşa ilk kez iş mektubu gönderildiğinde muhatap genel müdürdür. Mektup sıradan bir kişiye de gönderilebilir. Birkaç alıcı olabilir, ancak beşten fazlasını koymamak daha iyidir. Bu durumda bunu yapmak daha doğru olacaktır.

Mektubu kime gönderdiğimize bağlı olarak ayrıntıları farklı biçimlendiriyoruz, eğer muhatap bir işletmenin başkanı ise, öncelikle onun pozisyonunu, ardından işletmenin adını ve soyadının baş harflerini ve tümünü belirtmelisiniz. Yukarıdakilerin datif durumda olması gerekir.

CEO'ya

LLC "Energotras"

VEYA. Zazublin

Mektup işletmedeki belirli bir kişiye yönelikse, önce aday durumda kuruluşun adını, ardından kişinin pozisyonunu, adının baş harflerini ve soyadını, ancak datif durumda: yazmalısınız:

CJSC "Butil-Express"

Üretim başkanı

R.N. Taburetkin

Mektup belirli bir muhatap olmadan bir kuruluşa gönderilecekse, aday durumda kuruluşun adını belirtin:

OJSC "Mistik Pro"

Bir iş mektubu bir kişiye yönelikse, önce datif durumda soyadını, ardından baş harflerini ve sonraki satırlara mektubun gönderileceği posta adresini yazın. Posta adresi bilinmiyorsa ve belgenin başka bir şekilde aktarılması planlanıyorsa, yalnızca soyadını ve adının baş harflerini bırakırız:

Komarova S.V.

st. Polevaya, 5, daire. 457,

Moskova, 123456

Sonuna nokta koymaya veya yazı tipini değiştirmeye gerek yok, mektubun metniyle aynı olmalıdır. “Muhatap” özelliğinin metni sağa hizalanır.

Mektup konusu

Bu mektubun özetidir. Ana metnin üstüne yazmanız gerekiyor.

Mektubun konusunu belirtmenize gerek olmayan bazı belgeler vardır: bildirim, şikayet, talep, tebrik, teminat mektubu veya uyarı. Listelenen tüm belgelerde, mektubun türü başlığa dahil edilmelidir, tek istisna tebriklerdir.

Konunun metni 50 karakteri geçmemeli, bu belgenin neyle ilgili olduğunu çok kısa ama aynı zamanda net bir şekilde yazmalısınız. Çoğu zaman konu 2-3 kelimeyle ifade edilebilir, örneğin “Bilgi talebi” veya “hakkında” edatıyla başlayıp edat durumunda yazılabilir.

Tema yazı tipi, gövde yazı tipinden bir punto daha küçük olabilir, ancak daha fazla olamaz ve bu gerekli değildir. Hizalama sola bırakılmalıdır.

Örneğin:

Acil durumlarda harekete geçecek kuruluşların prosedürlerini koordine etmek hakkında

Bilgi talebi

Muhatabın başlığı veya adresi

Başlık veya itiraz mektubun konusundan bir satır boş olacak şekilde ortada yazılır.

Bu, aslında konu satırının yerini alan mektubun başlığı olabilir. Bu çoğunlukla şikayetler, talepler, teminat mektupları, beyanlar, uyarılar veya bildirimler için geçerlidir. Aynı zamanda mektubun muhatabına kişisel bir itiraz da olabilir.

Bir başlık yazarsanız, büyük harflerle yazıp ortaya yerleştirmeniz daha iyi olur. Başlığın daha büyük bir yazı tipiyle vurgulanmasına gerek yoktur; ana metinle tamamen aynı olmalıdır. Yazı tipini kalın yapabilirsiniz:

BİLDİRİ

İDDİA

Adreslere gelince, “Sevgili” kelimesiyle başlamalısınız, ardından muhatabın adı ve soyadı:

Sevgili Galina Viktorovna!

Sevgili Evgeniy Borisoviç!

Bir kişinin adı ve soyadı bilinmiyorsa, bunların yerine baş harfler konulmaz, ancak aşağıdaki şekilde yazılır:

Sevgili Bay Petrov!

Sevgili Bayan Lisitsyna!

Eğer başkanının soyadını, adını veya soyadını bilmediğiniz bir kuruluşa bir iş mektubu gönderilirse, tarafsız bir şekilde "Sevgili meslektaşlarım" veya "Sayın baylar" yazın. Sonuna ünlem işareti koymayı unutmayın ama sadece bir tanesini, üç veya daha fazla kez koymanıza gerek yok, saygınızı gösterirseniz, tamamen çocukça görünecektir.

Mektubun metni

Mektubun metni üç bölüme ayrılmıştır: giriş, ana bölüm ve sonuç. Üç paragraf olmasına gerek yok, belki daha fazla. Metnin her bölümü sorunsuz bir şekilde birbirine geçiş yapar. Kuruluşunuzun mektubun gövdesini yazmak için kurumsal bir yazı tipi yoksa, Arial veya TimesNewRoman yazı tipini seçmek, 12 veya 14 yazı tipini seçmek daha iyidir.Yazmaya kırmızı çizgiden genişliğe hizalayarak başlamalısınız. Metnin genişliğe göre hizalanması gerekir. Basit veya karmaşık cümlelerden oluşabilir ve her birinin bir tür düşüncesi olmalı ve boş olmamalıdır. İş konuşma tarzı hiçbir "suya" tolerans göstermez. Her paragraf kırmızı bir çizgiyle başlar.

giriiş

Girişinizle, muhataptan daha önce gelen ve yanıt yazdığınız bir mektubu işaret edebilir veya muhatapla daha önce mektup gönderme konusunda anlaştığınızı bildirebilirsiniz. Bir kişiye ilk kez mektup yazılıyorsa ve herhangi bir anlaşma yapılmadıysa girişi atlayabilirsiniz.

Giriş bir cümle veya hatta bir kısmıdır.

Örneğin:

Referansınıza. 25.05.2015 tarih ve 175-8/3-15 sayılı sayıyla aşağıdakileri bildiririz:

Anlaşmamıza göre…

Ana bölüm

Burası mektubun asıl şeyin, yani sorunun özünün yazıldığı kısmıdır. Geleneksel olarak iki kısma ayrılabilir: “gerekçe” ve “talep”. Gerekçe mektubu yazma nedenini belirtirken, “talep” mektubun alıcısından ne elde etmek istediğinizi belirtir.

“Talep” yeni bir paragraftan ve kırmızı çizgiden yazılmalıdır.

Örneğin:

Haziran 2015 için Kometa alışveriş kompleksinin ve bitişik bölgenin ekonomik bakımına ilişkin bir belge paketini değerlendirmeniz için size gönderiyoruz.

Lütfen belgeleri inceleyin, imzalayın, imzaları mühürlerle onaylayın ve bir dizi belgeyi Cleaning-Systems LLC'ye gönderin.

Çözüm

Mektup, imzaya sorunsuz bir şekilde akan kibar bir formülle bitmelidir, örneğin:

Samimi olarak,

Derin şükranla

En içten dileklerimle

Son cümlenin olup olmaması, alıcıyla ne kadar yakın olduğunuza, yazarın kurumsal kültürüne ve mektubun içeriğine bağlıdır. Mesela dini kuruluşları ele alırsak, mektuplarını oldukça uzun ve duygusal cümlelerle bitiriyorlar. Ama şikayetinize “Saygılarımla” yazarsanız pek uygun görünmeyecektir. Bu nedenle böyle bir ifadenin gerekli olup olmadığını düşünmelisiniz.

Duruma, mektubun türüne ve metnine bağlı olarak son cümle ya orada olacaktır ya da olmayacaktır. Bu ifadenin ardından imza geleceği için nokta yerine virgül kullanmalısınız. Mektubun yazarının nihai formülü kısa ama tam bir cümle şeklinde formüle etmeyi başarması bir istisnadır. Daha sonra sonuna bir nokta veya ünlem işareti konur.

Yazı tipini değiştirmemelisiniz; mektubun gövdesindekiyle aynı olmalıdır. Nezaket formülü kırmızı çizgide yazılmıştır. Ana kısımdan veya uygulama listesinden 2-3 satır sapmalı ve aynı zamanda genişliğe de hizalamalısınız.

İmza

Burada kırmızı çizgi çizilmiyor. Pozisyon solda yazılıdır. Çok uzunsa iki satıra bölmek daha iyidir. Baş harflerini ve soyadını sağa, kenar boyunca hizalanmış olarak yerleştiriyoruz. Sonuç olarak pozisyon ile tam ad arasında imza için boş bir alan elde ediyoruz.

Örneğin:

Stroy-City OJSC A.D.'nin Baş Mimarı Semenets

Müşteri Departmanı Başkanı

Telekontakt LLC A.V.'nin desteği Gavrilenko

Başvuru

Başvurular tamamen bağımsız olan ve işin gerektirdiği belirli bilgileri taşıyan belgeler olabilir. Bu mektubun tüm eklerini belirtmek, numaralandırmak, sayfa ve nüsha sayısını belirtmek zorunludur.

Bir iş mektubunun ekleri varsa, bunlar mektubun ana gövdesinden sonra satırın bir boş satırına yazılır. "Uygulama" veya "Uygulamalar" kelimesi kırmızı çizgide gösterilir ve ardından iki nokta üst üste gelir. Birden fazla başvuru olması durumunda her biri yeni bir satıra yazılarak numaralandırılır. Eklerde başlık önce gelir, ardından sayfa ve nüsha sayısı gelir. Metnin tasarımında hiçbir şey değişmez; yazı tipi, boyut ve genişlik hizalaması aynı kalır.

Örneğin:

Ek: Festivale katılım için 1 sayfalık başvuru. 2 kopya halinde.

Uygulamalar:

1. 3 yıl boyunca ses dosyalarını değerlendirme ölçeği ve kriterleri. 1 kopyada.
2. 2 sayfalık “Çatışma Durumlarını Yönetme” eğitimini planlayın. 2 kopya halinde.

İcracı

Her iş mektubunun şirket başkanı veya onun yetkili yetkilileri tarafından imzalanmış olmasına rağmen, yazışmaların kendisi sıradan sıradan bir çalışan tarafından yürütülür; icracı. Bu bölümde belirttiğimiz isim ve iletişim bilgileridir.

Sanatçıyla ilgili bilgiler her zaman mektubun en altında, son satırlarda yer alır. Çalışanın tam adı, soyadı ve soyadı, iletişim telefon numarası yeni bir satırda ve hatta e-posta adresiyle birlikte yazılır. Yazı tipini aynı bırakıyoruz.

Örneğin:

Uzman: Anton Solomonovich Leprikov

Mektup tamamen hazır olduğunda antetli kağıda yazdırın ve kaydedin, ardından gönderebilirsiniz.